中职院校档案信息化,提升管理工作效率

2020/9/8 15:42:57         来源:         作者:        浏览量:  1

档案作为中职院校的一种信息资源,在学校管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。但是,随着信息化发展、互联网技术革新的潮流以及学校对档案管理的网络化发展需求,为了让学校综合性档案的管理业务,会博通档案管理系统高度的自动化管理,可通过档案管理系统,实现纸质档案与数字化的档案,从采集、录入、整理、扫描上传、归档入库、编研、注销等全生命周期的管理。可有效提升学校档案信息管理水平,提高相关工作效率,具有较好的实践性。

 

目前院校档案管理现状一是管理模式问题许多学校采用的还是传统的纸质档案整理为主,在运用档案时,需要进行长时间的查找。二是档案管理软硬件问题很多学校由于资金有限,再加上部分学校对档案管理工作的不重视,导致相关设备无法完善,相互不能通用,缺乏信息化管理功能。三是档案管理人员配置问题目前仍有很多档案管理人员在对数字化档案信息进行管理时,依旧采用传统的管理方式,并未有效利用与开发档案信息。

 

 

会博通加快档案信息化建设措施

 

1.加强领导,提高认识

要加快档案信息化建设,实现中职院校档案的规范化、高效化、信息化管理,还有赖于人才力量支持。要更新扩展各级领导的知识领域,要培养档案管理现代化、信息化建设专业人员,提升档案管理队伍专业水平,提高档案管理人员的竞争力,从而提升档案信息管理质量。加大领导层面信息化知识培训,使领导认识到档案管理现代化的重要性和必要性。

 

2.完善硬件设施

要加快档案信息化建设,最主要的是有财力、人力、物力的支撑,只有完善的硬件设施,才能保障中中职院校档案信息化建设质量。还需要引进先进的软硬件,以提升档案信息化建设水平,确保档案信息管理开发质量,高效、科学管理档案信息。

 

3.加快档案信息化、标准化、规范化建设和普及

中职院校档案管理信息化建设工作涉及内容较多,其中档案信息系统设计开发与档案信息数据维护是实现档案信息化管理的关键,要加强档案现代化、信息化建设,首先,上级业务部门要统一建立一整套科学、合理、严密的规范标准,统一标准、统一使用。应改变传统管理模式,将档案信息管理重点放到档案信息开发与利用方面上,才能更快捷方便地开发利用档案信息资源,共享信息资源,以提高学校相关决策的正确性,促进学校的良好发展。

 

4.增强安全保密意识

在建设档案管理的过程中,相关人员通常会忽略档案管理安全问题,严重影响着档案信息管理质量。档案部门应树立科学正确的档案信息安全保密观念,结合实际,制定严格的规章制度,采取有效措施,构筑档案信息的安全保障体系。