建设工程文件档案如何信息化管理?

2020/12/7 17:35:27         来源:         作者:孙超        浏览量:  1

建设工程文件档案管理存在哪些问题?

1.资料分散,管理不集中
 文件/档案管理资料分散,没有集中管理,不便查找,且收录不及时,容易导致档案丢失或损坏,无法掌握档案的真实情况,档案利用率低等情况发生;

2. 文件档案管理制定不明确
没有相关的文件档案管理制度,发生情况无法追溯来源,一些重要的档案,比如合同档案、财务档案等一旦缺失,将给企事业单位带来重大的经济损失,而档案管理员也会因此受到连带责任,轻者失业,重则追究法律责任;

3. 人工管理成本高
传统的档案采集方式都是通过Excel等手工方式,效率低,人工成本高,且耗时长,鉴定工作复杂等,都不利于组织效率的提高。

建设工程文件档案如何信息化管理?



1.会博通建设工程文件档案的全生命周期管理
从起草、审批到归档的自动化流程管理,与分布式的档案整理与数字化管理并行,全面实现纸质、电子档案的实时归档。


2.通过档案对工程项目进度进行实时监控

通过档案到位情况,实时监控工程项目进度,提高工程项目管理效率。





3.案例应用
贵阳筑水发展有限公司综合管理系统
贵阳筑水水利产业发展有限公司采用会博通综合知识管理系统全面实现办公自动化管理,并与档案管理(包括文书、基建、人事等综合性档案)模块连成线,从审批事项的发起、审批、形成成果文件、发布到最后归档全面实现一体化管理。通过工程项目资料的实时归档,同时实现工程项目建设情况的整体管控,归档后员工可以按照权限取用,不仅从公司层面全面实现企业专有核心资料的管控,还将企业内部专用知识内容,开放给拥有对应权限的员工取用,响应其学习需求,为工作提供知识支持。