河南特大洪灾示警:档案信息化建设刻不容缓

2021/8/4 9:28:37         来源:行业动态         作者:小博        浏览量:  1

7月下旬以来,全国人民的目光被河南发生的特大洪涝灾害所吸引。302人遇难,50人失踪深深的刺痛着全国人民的心,因为这意味着至少有352个家庭失去了血脉相连的亲人。


这一次灾情再一次让人们意识到,天灾来临时,做好充分的防汛准备是多么重要的事情。小会了解到在此次郑州洪灾发生时,南水北调中线建管局档案馆(下称:档案馆)闻“汛”而动,积极响应,迅速组织防汛准备,第一时间传达局党组有关防汛抗灾会议精神,通过档案馆全体人员的努力,最终在此次洪灾中档案库房无一受损,全部档案安然无恙。




然而,经过此次灾情的考验,让很多档案管理工作从业者意识到电子档案的重要性,一旦实体档案如果受到洪灾的影响,电子档案就能够保障所有档案资料的完整性,加强档案信息化建设成了档案管理工作者的共识。


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一、系统层面把控企业专有知识内容的创建,不再散落在个人手中


文档是承载企业经营管理行为以及成果的重要载体,每个企业员工都可以在系统中,套用文件模板、上传本地文件、或者直接新建超文本、Word、PPT、Excel等各种格式文件。如:记事、方案、合同、报价、策划案等。


二、全面信息的可流程化处理,标准化与自定义并行,实现企业流程管控与内外协作


文档创建后,既可保存,亦可发起流程,实现内部以及内外配合的工作协作,支持套用流程模板进行审批或协同工作,或自由设定流转步骤,结合外部链接或企业邮件网关打通内外协作壁垒,实现更为个性化的工作协作需要。


三、管理痕迹与成果内容一并归档,从日常的工作和管理中积累企业专有知识


当文档完成创建,或通过流程协作成为成果文件后,即可按需要,把审批表单(管理痕迹)、流程批注以及成果文档归档到自定义的管理分类中,真真正正地把管理痕迹与成果文件实现了沉淀,提高员工知识水平以及企业记性。


四、优秀的成果内容重复使用,让企业从历史借鉴中收获能量,进行创新


企业参与的专有知识内容可依职责与权限取用,并可根据需要发起流程,满足如业务审批、借用、变更、分享等需求,并全面记录应用痕迹:谁,在什么时候,怎么协作流程,对什么文件进行了什么操作行为,实现企业成果内容与专有知识形成后,可追溯、可管控的全面管理。


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