高校档案管理难?会博通「档案管理系统」3个功能可以帮助你

2021/2/19 17:34:39       来源:        作者:小博       浏览量:  421

随着现在的教育水平上涨,各高校的招生人数也在不断地增加,学生的数量也是空前壮大。那么高校的档案工作将会迎来新的挑战。那档案管理难怎么办呢?

 

别急,科技的创新也为管理工作带来了新型的工具“档案管理系统”,那么系统到底有哪些功能呢?可以帮助我们做到哪些呢?今天就给大家分享一下,记得收藏喔。



 

高校档案管理系统功能有哪些?

 

1 文件接收功能

 

在面对学生的档案从其他地区转移到本校时,将会接收此学生的一系列档案数据,放在之前就需要很多专门人员去手工接收。

 

并且还要花时间进行核对,不仅费时费力,而且还需要更多的成本。档案管理系统就提供了文件接收的功能。

可以通过数据接口获取归档文件,以档案系统与其他应用系统间设立中间库的形式,接收其他应用系统产生的待归档文件,选择要进行归档操作的文件,提交后纳入一般归档流程中;

 

2 归档文件维护

 

在接收到文件后,一般会进行维护工作,因为档案是要长时间进行利用的,所以在保存与维护上做好充足的准备。

系统将代替人工的操作,因为以往的人工操作效率是很低的,对于数量庞大的档案,需要花费很多的时间来工作。

 



而系统可以自动对归档文件的条目信息进行增加、修改、删除、查看详情以及对附带电子文件的上传等操作;提高工作的效率。

 

3 归档流程控制

 

系统以工作流的方式控制归档整个过程,包括将文件或案卷根据预定义的处理流程提交流转到下一操作环节,或退回上一环节,以及查看在流转过程中产生的流转记录。

这些功能也只是档案管理系统功能中的冰山一角,系统带来的不只是这简简单单的流程简洁化,更多的是工作方式以及投入的转变。

 



现在也有很多高校以及档案馆开始使用档案管理系统,并且也获取了不小的收益,也在档案管理这项工作中取得了很好的成绩。

 

如果你想了解更多关于“档案管理系统”“档案数字化”的一手资料,可以搜索“会博通档案管理系统”你想要的都有关于档案管理的专业知识,也可以关注留言“档案管理”获取精心准备的资料。