会博通证照管理软件,大企业也在用

2021/6/22 11:06:47       来源:行业动态        作者:小博       浏览量:  165

作为大中型企业,其本部及下属机构所拥有的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、用工许可证等,数量成百上千,加上各种经营资格、资质证书以及与资质有关的个人证件,与资产有关的房产证、车船执照、注册商标证等,更是成千上万,如何有效地管理好这些证照,为企业的生产经营活动提供及时高效的证照管理服务,是所有大中型企业面前的一项非常紧迫且重要的工作。


深耕行业30年,曾为华润、新天等大型企业提供证照管理解决方案,拥有上万客户群的绍林科技、会博通软件科技推出的证照管理软件有以下功能和特点。



一、证照分类与管理授权


会博通证照管理软件,根据企业证照的数量和管理需要,通过类型自定义功能,自主决定证照的分类,建议将企业证照分为经营性执照、资质性证件、产权性证件和其他等类型,进行统一管理。如下图。



也可根据企业的管理制度和职责划分,通过权限管理功能将各类证照分别授权给相关部门和人员,比如,将经营性证照授权给办公室管理,将资质性证件授权给技术部管理,将资产性证件授权给财务部管理等。


二、实时、动态化的管理企业证照


会博通证照管理软件,实现证照管理的实时化,即在取得证照,或证照信息发生变化时,及时将证照或其变化信息录入业务系统,可实时体现整个公司的证照情况,管理人员随时可查找或统计证照情况。


三、证照信息的数字化处理


会博通证照管理软件,实现了证照信息的数字化,包括证照属性信息的标引和证照原件的扫描录入。由于证照的种类繁多,每一种证照所要标引的属性都是不一样的,会博通能满足这一需求,可根据证照的不同特点,设定证照属性模板,供证照登记时套用。


会博通还提供了拥有自主知识产权的图片管理器,专门用于证照的扫描以及扫描件的管理。


四、证照原件的陈列与地点标注管理


不同性质的证照,其陈列和保管方式也会不一样,如营业执照,需要悬挂在企业办公场所的显要位置,而房产证等资产性证件则可能是存放于保险柜中,会博通不但可用文字标示存放位置,也容许以图示化的方式体现存放地点。


五、证照办理及相关文档管理


证照办理时,需要提供法规所规定的申请文件,会博通证照管理软件,可对这些文件进行管理,内嵌的流程管理功能,还可在需要时启动办理文件的内部审批流程。


六、受权限管控的搜索平台


会博通证照管理软件系统提供了非常方便的证照查找(搜索)功能,只要输入简单的关键词,即可依权限查找到自己所需要的证照,并且,可接受多关键词条件,只要输入一句中文句子,系统就会根据中文语义进行自动分词处理。


系统也同时提供了更为复杂的组合条件查找功能,以及类自然语言查找功能,以满足某些更为复杂的特定条件的查找。所有查找都可进行全文检索。


搜索证照快速且准确,避免了四处咨询而不得的情况,有效提高了证照的使用效率。


七、物联网赋能:物联化技术,快速定位所需证照


根据证照借还、协作的需要,会博通证照管理软件将条码、电子标签等物联网技术引入证照管理。系统支持对每一条信息,包括档案、文件、设备等,生成并绑定对应的唯一标识(条形码或电子标签)。在需用到证照时,即可通过识别条形码等,快速查阅到所需证照信息,方便了证照的定位与管理,利于提升档案工作的现代化水平。


八、智能化的证照的办理以及年检、年审与换证管理


证照办理时,需要提供法规所规定的申请文件,会博通平台可对这些文件进行管理,内嵌的流程管理功能,还可在需要时启动办理文件的内部审批流程。


利用系统提供的提醒功能,可在下一次检、审时间到来前,提醒管理者办理检审。


九、证照瑕疵的管理


进行瑕疵的登记与瑕疵注销来进行瑕疵管理,客户可随时对证照的瑕疵状况进行实时的登记、统计、分析和管理。


十、权限化线上、线下相互独立与结合的借还体系


会博通证照管理平台进一步规范了证照借阅使用时的制度和流程,集证照查询、申请借用一体化,用户可通过会博通,使用扫码或关键字检索方式定位档案资料,对于没有权限或需要借用原件/复印件时,可发起借用流程。


十一、证照查找、打印及防扩散处理


会博通证照管理软件,可依输入的关键词,快速查找证照,亦可通过高级搜索功能,输入复杂的搜索条件进行搜索。


查找到所需的证照后,点击证照条目的标题,即可显示证照加水印的电子版,水印的样式,由系统管理员通过系统参数设定,一般包括单位名称、操作者姓名和实时产生的日期时间等,即使是屏幕拷贝或照相,也很容易通过水印查找扩散源头,打印时,还可添加二次水印,以限定打印件的用途。



通过以上的管理,帮助企业有序化、规范化及标准化管理证照,实现证照的安全、高效利用。