吉林通化开展档案安全风险隐患排查!附档案管理系统安全干货

2023/8/7 0:00:00       来源:行业动态        作者:小博       浏览量:  869

最近,为进一步做好档案安全工作,吉林省通化市档案局会同市应急局、市公安局组成全市档案安全工作联合检查组,对全市档案安全风险防控工作进行检查。检查范围包括市、县级国家综合档案馆及市直机关、团体、国有企业等95家单位。


01吉林省通化市档案安全风险隐患排查内容

吉林通化档案安全风险隐患排查诊治工作,通过听汇报、查资料等方式开展,对个单位档案设施设备、网络管理、档案数字化等方面存在的风险隐患进行全面检查。检查结束后,检查组当成出具整改建议抄告单,要求受检单位认真查找原因,期限内完成整改。整改全面提高了档案安全风险防控能力。

02档案管理系统安全3个比较重要的点

档案管理系统作为档案管理体系的一部分,在安全管理上也很重要。结合本期吉林省通化市档案安全风险隐患排查工作的相关内容,小编帮大家整理了档案管理系统在安全管理上的3个非常重要的点。

1)访问控制

要进入到档案管理系统当中,首先要进行登录。会博通系统会对所有用户进行登录审计,包括但不限于强制复杂密码、错密锁定、USBKey加密锁等功能。如可设置用户输错5次密码后,该账户即会被锁定,需要管理员才能解锁。


用户进入系统界面之后并不能访问系统内部所有的文件,而只能访问拥有权限的文件。会博通档案管理系统拥有细粒化的权限管理,系统管理员可对档案的每一个分类单独设置权限。授权对象是组织架构中的组织或具体的用户,首先是定义授权对象可访问内容的密级,以及可以进行的操作行为。细粒化的权限管理,通过控制档案的访问权限,可有效保障档案安全。

如可按类型设置登入IP段、保障重要文档安全。任何类型的档案资料都可设置可访问的IP段,只有在该IP段登入系统,才可访问和阅读该类型及其文档。

2)痕迹记录

档案管理系统通常支持多人访问,除了从访问上控制之外,还需要对用户的操作行为与痕迹进行监控。会博通档案管理系统利用用户登录监控、应用操作行为监控、工作流程监控、类似于黑匣子的操作痕迹记录、监控信息统计与分析多种方式,实时保障文档的安全。

只要在系统当初浏览过企业文档资料,系统就会自动保存其浏览记录,一旦发现哪个文档资料出现泄露,通过痕迹可寻即可找到对应的责任人,帮助企业快速找到泄密者。

3)数据备份

要做好档案管理系统安全管理,还应定期对档案数据进行备份,并建立有效的恢复机制,以防止数据丢失或损坏。在数据的备份上,会博通档案管理系统为用户提供了本地、异地自动备份功能。进行本地备份时,系统自动以周为周期,在数据库当中从一个磁盘备份到另一个磁盘。

进行异地备份时,电子档案服务器利用网络路由,通过专用网络与异地的电子档案备份服务器进行链接,发送电子档案数据库。

03写在最后

以上是我们对于档案管理系统安全干货整理:档案管理系统要做好安全管理,需要在访问控制、痕迹记录、数据备份等方面上下功夫,供大家参考借鉴。会博通在档案管理应用上,陪伴过许多企业进行档案安全与合规化管理。比如,此前我们协助广州工业控股集团有限公司落地的档案管理体系,在迎接广州档案局检查评审工作中,就获得了很高的评价。大家有什么档案管理安全上的问题,可以随时联系我们进行咨询。

会博通档案管理系统,始于1990,多年来专注于文件、档案、知识一体化管理领域,形成了融合多场景应用的非结构化数据管理体系,能够很好地帮助组织对大数据量、复杂数据格式以及多样性的内容资料进行合规化管控。会博通致力于让文档为组织创造价值,期待与更多的合作伙伴和用户朋友们一同拓展更大的档案价值空间,释放组织效能。