档案管理:企业档案管理电子文件归档方式和要求

2020/9/10 12:02:21       来源:        作者:孙超       浏览量:  1

1、电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。各单位在开展此项工作的初期,应以物理归档为主,待条件成熟方可实行逻辑归档。

 

2具有稳定可靠的网络环境、有严密安全管理措施以及对内容重要电子文件制作纸质版本的单位可以实施逻辑归档,其基本要求是:

(1)电子文件归档操作由具体经办人完成,办理完毕的电子文件要注明标识。

(2)档案管理员要会同计算机系统管理人员设定查询归档电子文件的权限。

(3)网络管理人员要把归档电子文件的物理地址存放于指定的计算机服务器上,服务器必须采取磁盘镜像、双机热备份等可靠的备份措施。

(4)归档的电子文件要有该电子文件产生及运行过程的原数据,即关于数据的数据,文件的上下关系和结构要一起保存。

(5)局域网内部要有可靠的安全防范措施,系统设备更新时,必须制定严密的数据转换办法,确保数据准确无误并能在新系统中运行。

(6)档案管理员应参与设备更新时的数据转换工作,并做更新记录。

(7)电子文件归档后,档案人员、网络管理人员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。

 

3使用单机或局域网条件有限的单位,其电子文件要采用物理归档方式,基本要求是:

(1)档案管理员要与业务部门一同制定电子文件的归档计划。

(2)业务部门根据归档计划,在应归档电子文件产生时标注一定的标记。

(3)要把电子文件经办过程中的情况随时记录在一个相应的文件中。

(4)办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档。

 

5物理归档整理工作过程

(1)检查并清除计算机病毒,对光盘、磁盘、磁带等介质的电子文件应注明是否已经做过检毒和清毒处理。

(2)档案部门应拒收含有病毒文件或其它隐患的数据文件,要把问题最大限度地解决在归档之前。

(3)把带有归档标识的电子文件进行分类、组盘。分类不宜过细,要适中。分类方法有如下几种:

按年度、机构或问题分类。

按保管期限分类。

按文件格式分:文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据库文件、程序文件等。

按文件类型分:计算机程序文件、数据文件。

按存储载体类型分:光盘、磁盘、磁带等。

(4)把通过分类的电子文件重新排列,填写必要著录项目,编制机读记录和要存放载体的编号。

(5)归档的电子文件要编制简要检索工具,其基本著录项目为:序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容。归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。