会博通档案管理系统:档案信息化的发展(科普)

2020/11/19 16:54:36       来源:        作者:孙超       浏览量:  1

《全国档案事业发展“十五”计划》明确提出:要加快我国档案信息化建设的步伐,接收电子档案进馆,加快现有档案的数字化进程,解决电子文件归档、电子档案管理、档案信息资源的网络化检索与利用等问题。20世纪90年代以后,计算机和网络技术在档案行业得到了广泛应用,极大地促进了档案信息资源的现代化管理和网络化传播与利用,使档案管理向着现代化、信息化方向迅速发展,我国档案信息化建设的开展正在使档案工作的现代化迈上新的台阶。会博通综合档案管理资深产品专家指出:我国的档案信息化启蒙于20世纪80年代末,成长于20世纪90年代,进入21世纪,我国的档案信息化建设迈向稳步成长与快速发展的重要阶段。

 

启蒙与认识阶段

20世纪80年代中后期,市场竞争迅速加剧,企业为了提高市场竞争能力,纷纷采用现代网络与信息技术,开展企业信息化,架构局域网环境,实施采购、销售、库存、财务、生产计划、产品设计等管理信息系统,旨在降低生产成本、提高产品质量、缩短上市时间、提供优质服务。20世纪90年代初,办公自动化系统的研发与实施又为企业内部的流程化管理和高效率的运作提供了强有力的技术支持。企业信息化产生了大量的电子文件,如产品物料清单、产品树结构、计算机辅助设计等数字信息,而这些计算机数据文件又很难以纸质文件形式进行保存,并且不方便利用,如果以电子形式归档则必然形成数字形式的档案。此时,档案保管机构面临着如何接收和保管电子文件以及如何提高利用的挑战。一些单位开始尝试在办公自动化系统中增加电子文件归档、电子档案管理等功能,提出文档一体化管理的初步概念,并积极开展探索性工作,企业的档案管理人员也逐渐开始了解和接触计算机。这个阶段,档案信息化仅处于对计算机的了解、学习和认识的初级阶段,只有少数有条件的档案保管机构开始考虑购买个人计算机,动员档案管理人员了解和学习计算机的基本操作,但使用方式也仅局限于单机操作、机读目录管理及手工业务的计算机化等。

 

起步与探索阶段

20世纪90年代,为适应全国各大城市信息化建设和档案事业发展的需要,我国档案信息化工作开始起步。一些省市级档案馆开始考虑档案信息化的规划与建设,在调查、分析档案部门的业务管理方式和档案实体的内容、形式、特征的基础上,对档案领域计算机应用系统建设工作的一些方面进行了设计和规划,并取得了初步的成效。《上海市计算机辅助档案管理总体方案》就是这个时期的代表成果之一;与此同时,一些档案管理机构根据档案管理业务的实际工作需求,研究和开发出单机版的档案管理信息系统(Archives Management InformationSystem,以下简称AMIS)。从1992年开始,就有一些技术实力较强的档案馆开始自主开发档案管理信息系统,并取得了初步成果。由于这个时期全国档案行业的信息化基础设施相对薄弱、应用系统功能不太完善、档案工作人员知识结构单一等多方面条件的限制,档案信息化规划的一些初步成果也仅停留于计算机辅助手工管理的局部性和探索性研究阶段,档案管理信息系统的应用也仅局限于单机板、档案案卷目录数据的管理以及条件相对优越的小范围的档案馆。总体而言,这个时期全国的档案信息化依然处于尝试性的初级应用阶段,但一些前瞻性研究工作为档案信息化未来几年的发展奠定了基础。1997年,面对信息化发展的新趋势,深圳市档案局就提出了建立数字档案馆的初步设想,几年后,深圳市档案馆成为全国档案工作的示范单位。

 

 

建设与成长阶段

19951999年,全国档案工作进入了更大范围的信息化基础设施建设与逐渐成长的初级发展阶段。这一阶段的工作重点在于信息化基础建设和应用系统的方案设计。随着档案工作者的信息化意识逐步增强以及档案基础设施与档案信息资源库建设的投入逐渐加大,档案管理软件纷纷走向市场,档案网站系统也出现在互联网上,档案目录数据库查询和检索系统在各大城市的档案馆先后建立起来,利用局域网提供档案目录信息资源的服务与利用等工作也逐渐在许多档案馆内部开展起来;国家档案局也于1999年发布了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等相关标准,档案管理信息系统逐步从单机版发展到客户/服务器(Client/Server,以下简称C/S)网络运行模式。

 

然而,这一阶段的档案信息化工作依然存在很多局限性,如档案信息化标准、规范相对滞后;档案管理信息系统的研发人员与档案工作者之间缺乏深层次的沟通与交流;档案管理信息系统的研制还处于“边飞行边调试”的动态完善过程中;档案管理信息系统的应用也处于目录数据集中管理与目录信息局域网内共享的应用阶段;而电子档案原文的收集、保管和提供利用等方面还未进行更深入的工作;另外在馆藏档案的数字化与开发利用等方面也还未加大投资的力度。但这一阶段的网络化基础设施的建设和管理信息系统的使用等工作为“十五”期间全面开展档案信息化建设工作奠定了良好的硬件基础,积累了一定的经验,锻炼了一批档案信息化应用与实施的人才队伍。

 

发展与应用阶段

进入21世纪,各行各业信息化建设进入快速发展和深层应用阶段,特别是我国电子政务进入实质性运行阶段后,档案信息化建设步入快速发展的高级应用阶段。2000年,国家档案局将加快档案信息化建设列为全国档案事业“十五”计划的一项重要任务。深圳市率先提出并开始了数字档案馆的建设,对电子文件这种档案新形式的接收管理进行了有益的尝试,标志着全国档案信息化建设全面提速。2002年国家档案局制定了《全国档案信息化建设实施纲要》,对全国档案信息化建设做了进一步部署,要求到2005年基本实现档案管理现代化和办公自动化,初步建成全国档案工作信息网和中国档案文献网。这一纲领性文件已经逐步在全国各地得到认真的贯彻和实施,并且不断走向更深入。2003820日,青岛市数字档案馆正式启用,成为国内首家投入使用的数字档案馆。至此,全国档案信息化建设开始步入一个良性发展的新阶段。这一阶段的主要特征是:

 

以档案资源的服务利用为目的开展信息化建设。档案信息化相关的标准与规范逐渐被编制并发布实施,国家档案局和各省市档案局加大力度开展档案信息化建设的科研工作,并将档案信息化纳入相关规划中。与此同时,馆藏档案数字化加工和提供数字化档案服务利用等工作也普遍开展起来,电子文件归档和归档后的电子档案的管理系统也逐步建立起来,档案管理信息系统进一步发展到浏览器/服务器(Browser/Server,以下简称B/S)应用模式,一些单位甚至开始探索AMIS的智能客户端运行模式,全国范围内的档案信息化建设有了一些成功的应用案例。典型的应用成果有:国家档案局制定并发布了《电子文件归档与管理规范》、《电子文件归档与电子档案管理办法》、《档案管理信息系统功能规范》,各省市也根据自己的发展特点制定了相应的规范及实施办法。目前,全国正在进行“十一五”规划的编制,档案事业发展的“十一五”规划也被列入专业行业规划编制目录,档案信息化将作为档案事业中一项基础性业务工作来开展。

 

这充分体现了国家和政府对档案事业发展的重视和支持,为推动我国档案事业的可持续发展创造了有利条件,促进了档案事业与社会政治、经济、文化等各项事业的同步发展。

 

总体而言,档案信息化发展经过了以上四个典型的发展与应用阶段,但每个档案管理机构在开展信息化建设时不一定都会有相同的经历。起步较晚的一些档案馆,在充分认识到信息化的重要性和实效性后,积极采取了一系列的准备工作,如加快体制改革、更新管理理念、优化业务流程、规范管理工作、准备基础数据、引进复合型人才、加大投资力度等措施,努力实现档案信息化的跨越式发展,这将会形成新时期档案信息化建设与发展的新局面。