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公安局部署档案管理系统,实现档案管理 “四化”

2020/3/25 0:00:00

公安局部署档案管理系统,实现档案管理 “四化”

 

据了解,青海省海东市民和回族土族自治县公安局通过部署档案管理系统,制定一系列档案管理规章制度,基本实现档案管理规范化、制度化、信息化、现代化。通过部署专业档案管理系统加强对档案工作信息化建设,档案数据信息的输入、检索、利用等工作逐步实现信息化,按照保密要求将档案按顺序排列,将各类资料整理装订、入柜,确保档案资料有序化管理,做到不丢失、不缺失、易查找。

 

会博通从1988年开发出我国第一套文档一体化软件产品以来,就是我国最早的知识与内容管理软件开发与供应商。历经30年,会博通一直潜心研发综合知识管理系统,打造组织知识生态链,已经成为经国家认证双软企业,国家重点支持的高新技术企业。现在会博通已经知识管理文档管理档案管理证照管理办公自动化人事档案管理合同管理领域走在世界领先水平。下面小编就会博通综合档案管理系统部署方案给大家做一个简单介绍,供大家参考!

 

会博通综合档案管理系统解决方案

 

1. 自定义创建档案管理分类架构:

会博通综合档案管理的知识管理集中统一管理平台,支持档案管理架构自定义,为党政机关,企业组织的综合文档档案管理,可根据实际管理需求,实现档案分类管理。

 

2. 档案取卷管理:

会博通综合档案管理系统,可提供从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷,取卷时注意,准确记录所取案卷的物理存放位置。依次拿取,做到不丢卷,确保案卷完整。

 

3. 创建档案定义:

会博通综合档案管理系统,简单的理解即是确定档案的最底层分类的相关属性,或称案卷的相关属性。创建档案定义即是在系统中进行立卷步骤。

 

4. 档案拆卷管理:

会博通综合档案管理系统拆卷的含义是手工拆除案卷装订,如果纸质实体案卷信息已保存在会博通系统中,还应执行取消注册功能,相当于在会博通中执行拆卷操作。需保证案卷的完整,检查是否有缺页、漏页及其它错误,正、副卷标注是否正确。保持案卷的清洁,取掉案卷中的金属物,注明每卷(包括正、副卷)的页数及其他的特殊情况。

 

5. 档案录入卷内文件信息管理:

会博通综合档案管理系统一份案卷,一般都由多份性质相同或相似的文件组成,即所谓卷内文件。同时,每份文件都应拥有对应的属性信息,因为档案类型多样性的特点,档案资料的属性也不尽相同,会博通则可以根据具体需要,对案卷或档案分类自定义文件属性,适用不同的管理需要。

 

6. 档案扫描管理

会博通综合档案管理系统对已录入相关属性的卷内文件进行扫描,并将扫描结果文件引入(上传)档案系统。会博通文档档案管理系统的图片管理器内嵌扫描处理程序,可在录入卷内文件信息的同时直接调用扫描模块进行扫描(支持各种扫描仪),用户亦可使用其它扫描程序扫描文件(但使用会博通提供的图片管理器更为简单方便),然后,再通过引入功能将扫描文件引入档案系统,会博通还提供了专门的批量引入工具。

 

小结:档案作为党政机关,企业组织内部最为规范的知识,是组织存在的历史依据,做好档案管理是组织健康发展的需要,是提高组织工作质量和工作效率的基础条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作,是衡量一个组织管理水平的重要尺度。对于企业组织而言,档案管理并非单单把档案封存在档案室或系统中,而是能为日后的生产经营活动提供重复利用、历史借鉴以及促进改善功能的重要材料。部署综合档案管理系统平台,助力组织实现档案管理规范化、制度化、信息化、现代化。


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