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8年HR,管理近15万份人事档案,一把辛酸泪

2020/5/8 0:00:00

8年HR,管理近15万份人事档案,一把辛酸泪

 

我从事人力资源相关工作已有8年,这八年时间,从简历筛选专员,到人事专员,再到部门经理,亲历亲为做过人事岗位的每一个模块和公司一起成长至今,经历了很多心酸往事。今天,给大家分享关于近8年的从业经验,经手管理过的人事档案超15万份之多,回忆起这些过往,既有成就感,也有辛酸泪!

 

我对每一位新入职的人力资源部同事都有一个要求,也会反复强调,作为人事管理工作岗位,人事档案管理工作不能掉以轻心,更要做到心里有数,它是人事工作的基础,是一切人力资源管理过程管控重要参考资源。尽管我再三强调,依然会有新员工觉得,那么多人事档案,要归档,分类他国麻烦枯燥,甚至有新员工主观认为部分资料不重要,往往导致一些人事档案资料遗失,一旦碰到岗位晋升,岗位调动,新人入职、员工离职交接,就有可能出现信息遗漏的尴尬局面,甚至出现法律纠纷,往往给公司带来重大损失。

 

我工作第五年正式从招聘主管兼人事档案管理主管,正式晋升为人力资源管理部门经理。由于公司快速成长,以前的管理方式有些滞后,公司决定对公司管理架构做出重大调整,尤其是对业务部门进行全面人事调整和整改,这样的大变化,有人升迁,有人调岗,当然还有一些人将被列入淘汰离职名单内。

 

经过几番讨论,同事Y女士,被认为需要淘汰。按照流程,我们在约定的时间展开离职面谈,她突然提起自己已经在上一份劳动合同到期且没有续签的情况下持续工作了6个月,作为HR我知道,这意味着除了离职赔偿,我们还要承担无合同工作期间的双倍工资。整个部门都开始紧张的回顾以往有关Y女士的全部人事档案,我查找了前同事交接给过全部资料,都没有相关纸质材料,线索无处查证。后来通过前HR主管沟通才得知,在此之前由前HR主管口头通知过Y女士续签人事合同事宜,但因为Y女士经常出差等因素,导致忘记续签合同这个事。最后依劳动法,公司支付给Y女士应有的赔偿款。

 

经历此事之后,我开始反思人事档案管理工作,其实不是有多难,只是缺一个人力资源档案智能化管理系统。如果有一套系统能够让我们的人事档案实现信息化管理,查找更便捷,人事合同时间节点提醒功能,人事档案缺漏项一目了然,这样就不会因为哪一位HR离职就让待办事项永远无法完结,这样就能使我们的工作效率大大提高,还能保证人事档案无漏洞管理。

 

偶然机会在一次于合作企业对标中,了解到会博通综合人事档案管理系统,在人事档案管理方面给他们公司的人事档案管理办公效率和成本上带来了很大优势。

 

于是详细了解会博通人事档案管理系统这个产品是否合适我公司,了解后知道,会博通是绍林科技自主研发的人事档案管理产品。作为国家重点支持的高科技软件企业绍林科技,1988年已开发出我国第一套文档一体化软件产品会博通,亦是我国最早的知识与内容管理软件开发与供应商之一。在过去30余年,会博通一直潜心研发综合知识管理系统,不断升级,为打造组织知识生态链而努力,现在已经成为经国家认证双软企业。会博通知识管理文档管理档案管理证照管理办公自动化人事档案管理合同管理领域走在世界领先水平。曾为南方电网、中国银行、农业银行、中国电信、日立电梯、佛山人大、中粮集团、珠江钢琴等党政机关、企事业单位部署综合档案管理系统,提供档案管理信息化建设方案,促进档案管理工作创新、提高效率。

 

很快我们就展开了合作,会博通为我们公司建设了综合性的人事档案管理平台,每一个员工在入职的时候,系统便会自动建立起该员工的动态人事档案,标准化需要录入的信息和需要上传的文件等。通过纸质资料和数字人事档案一体化管理,对人事档案分类,信息,档案借阅实施标准化管理,员工信息的录入、筛选和更新快速、准确,每一次查阅都有据可循,有效防止人事信息泄露,档案缺漏项还能智能提醒,极大提高了工作能效。各项流程的审批节点清晰并且能够通过多种形式对审批人进行待办事项提醒,防止工作上的遗漏。

 

除了人事档案管理之外,会博通还是一个综合知识管理平台,能为企业提供全面的知识管理解决方案,通过档案管理系统的愉快合作,我们也部署了会博通综合知识管理系统,通过专业的知识管理平台实现对知识、企业档案及证照等全生命周期管控。


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