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2020年HR须知人事档案管理的常见问题汇总

2020/5/15 0:00:00

2020年HR须知人事档案管理的常见问题汇总

 

众所周知,在我国,人事档案对于用人单位和职工都具有十分重要的作用,人事档案记录了一个人的学历、工作经历、事务能力、政治面貌、奖励惩罚等多类重要信息,如实的反映个人的人生状态。人事档案的管理可以提高企业、单位的人力资源利用率,对于用人单位了解员工和制定用人计划具有重要意义。但是,由于不少单位,还在采用传统的人事档案管理方式,甚至有的单位不重视人事档案管理,导致人事档案管理混乱。那么人事档案管理混乱会造成怎样的后果?

 

绍林科技作为我国早期高科技软件企业,1988年已开发出我国第一套文档一体化软件产品会博通,亦是我国最早的知识与内容管理软件开发与供应商之一。在过去30年,他们一直潜心研发综合知识管理系统,不断升级,为打造组织知识生态链而努力,现在已经成为经国家认证双软企业,国家重点支持的高新技术企业。会博通知识管理文档管理档案管理证照管理办公自动化人事档案管理合同管理领域走在世界领先水平。曾为南方电网、中国银行、农业银行、中国电信、日立电梯、佛山人大、中粮集团、珠江钢琴等党政机关、企事业单位部署综合档案管理系统,提供档案管理信息化建设方案,促进档案管理工作创新、提高效率。下面就有会博通人事档案管理资深产品经理分享人事档案管理的几个常见问题,以助于用人单位避免人事档案管理混乱造成没必要的损失。

 

 

传统人事档案管理常见问题

 

在实际工作中,因为过去与现在对人事档案管理方式不同,人事档案管理重视程度不同,传统的人事档案管理方式往往造成大量的人事档案电子化及信息传递的脱节,导致部分人事档案的缺失或信息不准确。这种情况成为目前人事档案管理的最大问题。

 

一、传统的人事档案管理机制不健全,人事资料真实性、完整性难以保证。很多单位虽然都有专门的人事档案管理部门,但是部门内部的管理方式并不完善,部门外部的配套管理制度也不健全。

 

二、传统人事档案管理方式落后,利用率不高。传统的人事档案管理方式都缺乏技术性,依旧采用原有的人力管理模式,这种管理模式在单位需要查取人员信息时需要翻阅大量的资料,再一次次的检索、查阅,最终找出正确的人提取正确的信息,这种方式极其不便,且与现代化飞速发展的科技脱轨,大大降低了人力资源的利用率,阻碍了人力资源的有效分配。

 

三、传统人事档案管理方式有待提升。对于个人和单位来说,档案原件是极其重要的,因而人事资源保管是档案管理工作的重中之重。

 

在现代化的信息社会中,采用电子信息化的人事资源管理方式是无法避免的,现代社会信息量的大量提高导致原本的管理方式出现很多无法填补的漏洞,只有借用现代化的管理方式才能很好地跟上时代的步伐,例如,会博通综合人事档案管理系统,不是一个单纯的人事资源管理平台,他属于一个系统化的知识管理体系,在人事档案管理方面,具有高效员工档案存储、归档、分类、查询、备份等一系列自动化管理方案。借助会博通这一套崭新的人力资源管理体系,能够通过内部查询及时有效的调取员工信息,提高人力资源利用率,有效实的分配人力资源,同时会自动备份人事资源,很难造成资源丢失,最终对企业知识的储存也是一个好的方面。


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