应用概述

工程项目档案管理工作直接关系到国计民生!它是项目竣工的依据、工程质量的凭证以及科学研究和基础设施等方面的可靠资料,具有重复利用、提供借鉴以及促进创新的重要价值!

工程项目档案归档工作基本上都是采用事后管理习惯,让档案作为一个工程项目的附属品,仅仅作为验收和应付上级部门的工具。这种周期长、工作量大的事后管理方法,显露出了工程项目验收原始资料不齐全、竣工图文件编制不规范、资料跟踪收集不及时、检查工作强度大等等的问题:

1. 档案管理资料分散,没有集中管理,不便查找,且收录不及时,容易导致档案丢失或损坏,无法掌握档案的真实情况,档案利用率低等情况发生;

2. 没有相关的档案管理制度,发生情况无法追溯来源,一些重要的档案,比如合同档案、财务档案等一旦缺失,将给企事业单位带来重大的经济损失,而档案管理员也会因此受到连带责任,轻者失业,重则追究法律责任;

3. 传统的档案采集方式都是通过Excel等手工方式,效率低,人工成本高,且耗时长,鉴定工作复杂等,都不利于组织效率的提高。

如果作为建设单位或管理单位,项目经常经过层层分包,档案管理更难以把控!

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参与单位众多,难以实现标准化、规范化的档案管理,单独建设系统不仅标准不一,且成本较高。

档案难以实现实时归档,档案的手工与数字化耗时长、工作量大。

原始资料不齐全、文件编制不规范、资料跟踪收集不及时、检查工作强度大。

工程众多,如一条高速公路多个标段,档案资料难归档。

工程项目档案的全生命周期管理

从起草、审批到归档的自动化流程管理,与分布式的档案整理与数字化管理并行,全面实现纸质、电子档案的实时归档。

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通过档案对工程项目进度进行实时监控

通过档案到位情况,实时监控工程项目进度,提高工程项目管理效率

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工程项目档案的规范化应用

档案的规范化管理,全面权限控制存取,标准化借还管理

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案例应用

佛山市政协履职服务平台

贵阳筑水发展有限公司综合管理系统

贵阳筑水水利产业发展有限公司采用会博通综合知识管理系统全面实现办公自动化管理,并与档案管理(包括文书、基建、人事等综合性档案)模块连成线,从审批事项的发起、审批、形成成果文件、发布到最后归档全面实现一体化管理。通过工程项目资料的实时归档,同时实现工程项目建设情况的整体管控,归档后员工可以按照权限取用,不仅从公司层面全面实现企业专有核心资料的管控,还将企业内部专用知识内容,开放给拥有对应权限的员工取用,响应其学习需求,为工作提供知识支持。

佛山市政协履职服务平台

广东中人集团有限公司综合管理系统

实现与集团业务挂钩的介绍信管理、合同管理、工程项目资料管理、结算管理、外经证管理、招投标信息管理等综合知识管理。从相关文件的草拟到归档,全面实现电子化流程管理,并记录其使用日志、借用信息、审批信息、传阅信息、历史版本迭代等信息,实施知识的全生命周期管理。