能源行业档案管理系统必备的几大功能

2021/9/28 0:00:00       来源:行业动态        作者:小博       浏览量:  235

对于大部分能源企业来说,档案管理工作可以有效提高企业的生产和经营水平,为企业制定长远的发展目标提供可参考的资料依据。基于此,做好档案管理工作成了许多能源企业管理者都要面对和解决的问题。


有人建议可以寻求成熟的档案管理系统帮忙,既可以减少企业在这方面的人力支出,还可以提高企业员工工作效率,何乐而不为。


那么,问题来了,什么样的档案管理系统才能被能源企业看中,其需要具备的功能是什么?


档案管理系统功能 档案管理系统


1.能够实现档案资料全生命周期管理


档案资料的全生命周期指的是从档案资料的归档入库再到借阅再利用,能源企业都能够通过系统快速实现,员工在使用的过程中能够方便、高效,节省档案资料的搜索时间。


会博通档案管理系统针对能源企业的需求,在软件设计之初就考虑到这个问题,能够快死帮助企业整合各个信息系统的知识内容,杜绝企业内部信息孤岛的存在。


2.能不能满足企业实体和数字化档案的需求


对于能源企业来说,实体档案和数字档案同样重要,因此一个系统必须同时满足实体和数字化档案的归档记录和借用需求。


会博通支持信息属性的自定义,针对不同类型的档案,可赋予对应的档案属性,如声像档案、文书档案、基建档案等,都有其特殊的档案属性。


完成档案分类与立卷后,实体档案在系统中以条目存在,档案属性记录实体档案的信息,包括其存放地点图示;数字化档案可带有正文与附件,可供用户查看。


3.档案在归档入库的时候能不能及时进行注册和编码


为了避免企业档案后期出现管理混乱的现状,每个档案在归档入库时就应该及时进行编号处理。


会博通支持完成档案的录入后,即可进行档案注册,案卷里的归档编号、页数可以通过注册自动生成与汇总计算,同时注册之后的档案不可随意编辑修改(除非取消注册),保证档案资料的有序化管理。


好的档案管理系统可以有效利用档案资料的规范化管理提高企业的核心竞争力,用档案资料的内容为每个员工赋能,推动能源企业不断向前发展。

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