会博通档案规范化管理系统:“数字+安全+开放”三位一体管控

2022/1/4 0:00:00       来源:行业动态        作者:小博       浏览量:  475

对企业、国家机关而言,档案管理工作的质量、效率,关乎整个机关和企业的工作质量。因此,为了实现档案规范化管理,必须认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、党和国家及各系统(行业)有关档案工作的法规和规章,认真履行本单位各项档案管理规章制度。

档案规范化管理系统,档案管理软件、办公自动化系统

1.为什么要进行档案规范化管理?


2019年12月16日,国家档案局在《关于发布〈纸质档案数字复制件光学字符识别(OCR)工作规范〉等9项行业标准的通知》中,发布了国家档案局档案行业标准,对档案规范化管理做出了非常明确的要求。


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最近几年,国家档案局也相继出台了适配不同行业的档案管理标准,同时对录音、录像,网站、网页,档案库房,档案分类指标指引等细分事项,也进行了全面详实的规定。切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作,保证档案的齐全完整,提高案卷质量,使之达到标准化、规范化的要求,成为现代化组织管理的必经之路。

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2.做好档案规范化管理,可以从那几个方面着手?


最新颁布的《中华人民共和国档案法》,对档案机构及其职责、档案的管理,档案的利用和发布,档案信息化建设、监督审查、法律责任都做了明确规定。如果要做好档案的规范化管理,你可以从以下几个方面入手:

1)档案信息化建设


《中华人民共和国档案管理法》第三十五条提出:各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划,保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

档案信息化指的是应用信息技术,对档案信息资源进行数字化管理,形成纸质档案和电子档案并存共用的管理机制,同时,建立科学的检索方式,实现档案工作信息化处理,使“死“的档案,变成“活”的信息,切实强化管理效果。
  

2)档案安全管理


《中华人民共和国档案管理法》第五条提出:一切国家机关、武装力量、政党、团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务,享有依法利用档案的权利。

档案安全管理主要涉及两部分,其一是纸质档案安全管理;其二是电子档案安全管理。对于纸质档案的安全管理,《中华人民共和国档案管理法》第十九条中,也明确提到:档案馆以及机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应当按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备,确保档案的安全。目前,比较成熟的库房安全管控方式是,通过温湿度监测模块,信息化检测库房实时数据变化,根据国家提供的温湿度标准,进行智能化调控;而对于电子档案的安全管理,则可通过采用具有安全保障措施的档案管理软件来实现。要确保档案管理软件的安全程度,可以从登录安全、利用安全、存储安全、痕迹可寻四个维度考虑。

3)与第三方业务系统衔接


《中华人民共和国档案管理法》第三十六条提出:机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设,与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。

档案文件的存、借、还、查,贯穿组织工作的全链条,这要求档案管理系统必须与第三方业务系统相互衔接。衔接主要体现在两方面,第一是实现档案管理软件与第三方业务系统的单点登录,不论实在第三方应用中,还是在档案管理软件中,都能够随时随地免账号、密码互相链接;第二是通过第三方应用处理的档案信息,可以自动归档到档案管理系统当中。

当你不使用OA的时候,会博通就是文档功能丰富的办公自动化系统;当你使用OA的时候,会博通就是与办公系统联系紧密的文档内容管理系统,如果你已有文档内容管理系统,会博通就是符合国家规范和行业需求的综合档案管理系统。

始于1988,会博通专注档案管理领域,已与数万家企业达成项目合作,应用领域覆盖10大国民经济行业,对于各类档案的科学分类、信息化协作、安全管理、库房管理等档案规范化管理有着非常丰富的实施经验。




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