引进企业档案管理系统后,你需要为档案采集做些什么?

2022/1/14 0:00:00       来源:公司资讯        作者:小博       浏览量:  491

引进档案管理系统之后,你需要做的第一件事,就是把所有可以称之为档案的纸质资料进行数字化,也就是我们常说的档案采集。在辅助企业进行档案采集的过程中,我们发现大家对如何进行档案采集,它有着怎样的步骤和标准还是比较模糊的,为此,我们做一个简单的说明,以便大家有一个大致了解,这样在真正落实档案采集工作时就能够更游刃有余一些。

企业档案管理系统


要进行档案采集,首先得明确什么样的资料可以纳入到档案的范围当中。关于档案的解释定义还不统一,一般,档案指的是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式具有保存价值的原始记录。档案自古以来就有,只不过有着不同的称谓,商代称为“册”,周代叫作“中”,秦汉称作“典籍”,汉魏以后则称之为“文书”、“文案”、“案牍”、“案卷”、“簿书”,清代以后多用“档案”,现在统一称作“档案”。

说了这么多,也许你还是有点模糊,在档案采集的过程中,企业所说的档案一般可分为十大类,分别是党群类、行政工作类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、基建类、设备仪器类、会计档案、人事档案、特种载体档案。凡与这些类别相关的各种文件材料,都需要进行档案采集

为了方面大家比较高效地进行档案采集,企业档案采集系统会提供几种不同的采集方式,企业可以根据内部管理习惯、以及档案内容形式进行灵活选取。

1. 采集实体档案:Excel模式批量导入


对于实体档案的采集,我们提供了非常方便的“三步走”模式,即通过批量新建,属性新建、导入新建,即可快速完成实体档案采集。批量新建档案条目类似于Excel模式,利用Excel即可批量导入案卷、卷内目录。 

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2. 导入数字档案:从磁盘批量导入,支持批量修改


对于已经以数字形式存储于电脑中的档案,可以约定对应关系,直接从磁盘批量导入到系统当中,同时支持电子文档的批量更换,以及属性的批量修改和批量导入。

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3.归档编辑平台:在同一界面完成档案归档全流程操作


在同一页面,即可完成文件归档以及档案管理的相关操作(表格打印、编号、档案注册等),无论管理的是何种档案,也无论档案管理方式如何改变,归档编辑都可满足你将文件归为档案的全过程操作需求。

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4.档案自动归档:档案自动分类,归档更高效


在同一页面,可根据全宗号、归档年度、保管期限或档案类型等条件,实现自动分类、自动编归档号的一键自动归档功能。当然这只是初步的归档,档案管理系统特提供灵活的自定义分类及属性,满足不同类型用户的归档结构需求。此外对于存储在OA、ERP、财会系统等第三方系统当中的档案,在系统联通之后,也可以实现档案的自动归档。


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我们常说,君子性非异也,善假于物也。借助好的工具,能够很好地帮助我们提供工作和生活的效率。会博通也希望通过不断研发企业档案管理软件当中的归档小功能,让你的档案归档体验更好。

在档案归档过程当中,你有怎样的心得和体验,可以留言分享给我们。你的反馈,将帮助我们打造更好的企业档案管理应用




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