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有什么办法解决国家单位档案管理的诸多问题?

2020/8/14 10:39:48

众所周知,档案是一个单位,组织机构可以保持工作稳定性、持续性、安全性和高效发展的重要资源。随着科技进步、时代发展、传统的档案管理手段、已经不能满足档案管理需求。那么传统的档案管理手段都存在哪些问题呢?

 

当前国家单位档案管理的常见问题

对于国家单位的档案,我国专门建设了一套较完整的档案管理机制,这使得大部分国家机关单位档案管理水平普遍较高,但由于部分单位对档案管理的重视程度有欠缺或管理不当,也存在很多问题。下面小编就国家单位档案管理的常见问题列举一下:

1、单位档案管理制度不够健全:

随着时代的发展和科技进步,随之而来国家单位的档案数量、档案种类以及档案管理方式等都发生了翻天覆地的变化。相对于原来健全的档案管理制度和管理方式,已经不能适应当下的档案管理需求。

2、单位档案利用率低:

管理档案的重要意义除了作为存证的作用,更重要的是档案成果的再利用,服务于工作工作需求,时代需要。会博通综合档案管理产品经理指出:有些单位的档案管理过于强调档案的存证属性,而忽视档案的可利用价值,重复用于工作中的工作属性。导致很多国家单位在调用档案的时候环节众多、审批复杂,很难使档案的服务职充分发挥其作用。

3、档案管理全面信息系统管理水平落后:

我国当前已经全面进入了信息化社会,机关单位都已经普及了自动化、信息化办公。在档案管理这方面,很多机关单位还存在着相当的滞后性。很多机构还在用传统的档案管理手段,甚至纸质档案与电子档案管理混乱,使档案的查找、归档、注销等存在着较多漏洞。

4、档案管理人员不够专业:

由于办公自动化、信息化进程高速影响,一些档案管理人员习惯了传统的档案管理方式,在思想意识以及信息素养水平方面,已经很难甚至跟不上时代脚步,使得档案管理全新技术和解决方案迟迟不能实施和落实。

 

会博通综合档案管理系统提专为国家机关单位提供科学化、信息化解决方案:采用“一个平台,两个管理体系”实现机关单位档案管理,安全化、标准化、规范化、科学化、自动化、信息化,可追溯化。

 

会博通建设一个可集中统一管理实体与数字,多形式,多类型档案资料管理平台,实现机关单位的档案从产生、收集、归档、利用、编研、注销等全流程成管理。

 

两个管理体系:权限管理体系和借还管理体系:自由机关单位,不同部门,不同职级,需要配置与之相适应权限,让单位人员可加入到档案管理的行列的同时享受档案有序化、规范化、科学化、依权限管理带来的便利,依权限管理避免出现人员流动、流失造成的档案丢失,防止档案去向不明等问题。

 

关于会博通:

绍林科技是我国早期高科技软件企业之一1988年开发出第一套文档一体化软件产品会博通,亦是我国最早的知识与内容管理软件开发与供应商之一。在过去30年,一直潜心研发,不断升级,为打造组织的知识生态链而努力,现在已经成为经国家认证双软企业,国家重点支持的高新技术企业。会博通在知识管理、文档管理、档案管理、证照管理、办公自动化、人事档案管理,合同管理等领域一直处于世界领先水平。

 

会博通综合档案管理系统资深产品经理还针对机关单位指出提升档案管理的几个建议:

 

1、优化档案管理制度:机关单位应根据档案的变化、人员的流动、管理手段实时更新和变化,及时对档案管理制度进行调整和优化,符合信息化时代档案管理的业务需求。

 

2、提升档案资源的利用效率:众所周知,很大一部分档案是为了服务于单位的管理和运作。档案资源的利用效率对单位整体的工作效率有相当大的影响。会博通档案管理系统产品经理指出,当前,会博通档案管理系统提升档案利用效率核心思路主要是两个。一是开放:一些不涉及机密、隐私的档案,应简化借、转流程,方便工作人员查阅、调用;二是信息化:充分利用信息技术使档案的处理、归档及查阅电子化。

 

3、加强档案管理队伍建设和业务培训:档案管理人员不仅需要有操作计算机进行办公的能力,而且要有通过电脑完成信息转化、信息归档、信息安全监管等能力。

 

3、注重信息化建设:档案管理的信息化,不仅要有规范、标准的收、编、存、阅信息化方案,而且特别要重视档案的信息安全问题。既要能参与“云计算”“大数据”,又要能保证没有任何安全隐患,档案管理信息化建设的关键在于其专业性和专属性。

 

综上所述,在现代技术快速迭代,科技飞速发展的时代,机关单位档案管理应具有与时俱进的思想和发展的眼光,切实做好制度、人员、技术、效率等优化工作,有必要引进像会博通这样的专业、专注、科学、完善的档案管理平台。