会博通综合档案管理系统:解读档案VS文件的联系和区别

2020/8/21 10:17:55         来源:         作者:孙超        浏览量:  1

在没有从事档案管理工作前,小编对“档案”“文件”傻傻总是分不清。你是不是和小编一样,对这两个概念也是模糊不清?今天,小编就以过来人身份普及一下档案与文件的联系和区别供大家参考:

 

首先,简单来说档案是由各种文件转化而来,文件材料是档案的前身,档案是文件材料的归宿,因此,档案与文件的关系非常的紧密,可以说是剪不断,理还乱。

 

其实,档案和文件是既有紧密联系,又有一定区别的存在。文件是国家机关、企事业单位、社会组织以及个人为了处理现实事务需要而产生的文件资料,而在此过程中,有些文件材料日后还需查考,就被有意识有目的地保存下来,转化成档案。由此可见,文件和档案在内容形式上是统一的,也可以说文件包含档案。因此,档案是处理完毕的历史文件,是留备查考的有价值的文件,是集中保存的文件。

 

档案和文件材料区别

1、并非所有的文件都能转化为档案,对于原始记录性强,查考价值高且文书处理程序完毕的一部分文件才能转化为档案,大量文件不会转化为档案。

 

2、文件和档案二者本质是不同的。文件本质上是人们处理、解决现时具体事务、问题的信息传递工具。文件具备原始记录性,但原始记录性并不是以文书的形式存在,也不是企业单位制作使用文件根本目的与追求。文件主要在空间传播交流中具有相当程度的强制性(如公务文件)。而档案的本质则是已往社会实践的原始记录物。它主要是在时间上传递,让过去告诉现在,让现在告诉未来。因此,档案是人们追求、维系时间上的连续性、统一性的产物。从逻辑上讲,二者内涵不同,但外延有大面积交叉。

 

3、除了文件,档案还包括大量非文书(文件)类的原始性记录物。因此,档案就是档案,不能称“档案文件”。

 

综上所述,会博通综合知识管理系统资深产品经理指出:了解档案与文件的联系与区别,不但有助于进一步理解档案的定义,还有助于理解和掌握档案整理的必要性和管理方法。因为,档案整理的许多原则和方法都与文件的形成、文件本身的各种因素紧密相关。为了管好档案,必须下工夫研究文件,掌握文件材料的来龙去脉。