为进一步加强合同档案管理工作,提高企业单位的合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,会博通整理了合同档案管理的具体方法。选用会博通合同管理系统可安全规范管理企业的合同档案,为公司保障合同档案的安全应用。
合同档案管理方法
1、合同档案管理可以以年代结合项目性质进行分类编号。
2、保存的合同档案每半年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任。
3、财务部要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单,以有效开展合同文档的查询、利用工作
4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具,以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。
5、各分公司、各部门员工可在合同档案管理组查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须经分公司、部门主管领导签字同意后,方可在合同管理组办理相关借阅手续,以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。
6、合同文档的保存条件:防火,防潮。
7、合同文档必须专人负责管理。
8、保存的合同文档每年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议,由财务部甄别并予以归案
9、合同文档的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,违者视情节予以处罚。
10、已签署的合同应明确支付方式及付款时间,并交予财务部及时催款。