1、电子文件
1.1 电网建设项目电子文件一般采用物理归档。在纸质项目文件归档时，采取在线归档或离线归档向档案管理部门移交经过整理的项目电子文件，移交的电子文件在内容、格式、相关说明及描述上与纸质项目档案保持一致，且二者应建立关联。
1.2 依托于国家电网公司相关信息系统形成的原生电子文件，应采用符合国家标准或转换成国家标准的文件格式；纸质文件数字化后的电子文件，应满足DA/T31的相关要求。
1.3 电子文件存储后，存储介质应设置成禁止写入的状态。存储介质可选择光盘、硬磁盘等。离线存储应一式3套，一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存。
1.4 存储电子文件的介质或装具应贴有标签，标签上注明目录代号、编号、保管期限、制作日期等内容。存储介质为光盘的，归档标签应符合DA/T38要求。
1.5 电子文件档号编制与实体档案档号编制保持一致。
2、声像文件
2.1 质量要求
2.1.1 电网建设项目声像文件应按建设工程各阶段立卷，并与相应纸质档案建立相应的标识关系，其保管条件须满足照片、录音录像档案的保管要求。
2.1.2 归档的图像、视频等声像文件材料应主题突出、曝光准确、影像清晰。数码照片应为JPEG或TIFF格式，像素要求800万以上，冲洗的纸质照片应不小于5寸。视频文件清晰度应达到高清分辨率。
2.1.3 具有永久保存价值且反映同一内容的数码照片，应选择具有代表性的冲印纸质照片归档。照片应无污物、无破损、无划痕，满足使用、保管和存留的需要。
2.2 分类
工程项目声像文件根据变电站工程、线路工程、电缆线路工程、换流站工程和建设时间（阶段）分类。
2.3 组卷
按照工程项目建设阶段、来源和问题，按照业主、监理和施工分别整理成册或录入光盘、磁盘。
2.4 编目
2.4.1 声像文件应按册编目并著录案卷题名、立卷单位、立卷人、备注等有关信息。案卷题名应准确揭示声像文件材料的主要内容，能够反映所属工程建设阶段和来源，一般由“工程名称+项目部名称+资料内容和形式（照片、录音、录像）”构成。
2.4.2 声像文件应在档案管理信息系统中逐件著录，文件题名应简洁，能够反映工程部位、主要工序及拍摄主题。册/盒/盘内文件应按时间结合问题进行排列。
2.4.3 档号构成
工程项目声像文件的档号由“全宗号-目录代号-档案标识代码-分类号-案卷号”组成，案卷号为同一形式档案下的流水号。
示例如下：
2.4.4 冲印入册的照片或以光盘、硬盘等载体形式存储的录音、录像等声像文件，应执行《国家电网公司照片档案整理规范》《国家电网公司录音录像档案整理规范》有关要求。
3、装具及其制成材料
3.1 纸质文件档案盒式样见附录图A.7。
3.2 档案盒规格和制成材料
3.2.1 纸质文件档案盒外表面规格为：310mm×220mm。脊背厚度可根据需要设定。
3.2.2 纸质文件档案盒宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。
3.2.3 电子文件载体的档案盒应符合《国家电网公司录音录像档案整理规范》装具要求。
3.3 表格规格和制成材料
3.3.1 案卷目录、卷内目录、卷内备考表表格规格为：297mm×210mm。
3.3.2 表格宜采用70g以上白色书写纸制作。
3.4 表格字迹应清晰端正。