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档案管理:社区实物档案管理解决方案(供参考)

2020/9/8 9:16:38

社区档案管理工作,作为社区管理工作者,重要的一部分工作内容。由于很多社区工作者没有接受过专业的档案管理学习,社区档案往往很难做到规范化管理。下面就由会博通资深档案管理研究专家给大家分享《社区实物档案管理办法》供大家参考!

 

一、归档范围

本单位的集体或个人在各类活动中,获得国家、省、市、区等级别颁发的荣誉证书、奖状、奖牌、奖旗、奖章(杯)及纪念品、馈赠纪念品等实物,均作为实物档案进行归档整理。

 

 

二、实物档案的保管期限

(一)获省级以上的(永久)

(二)获市级的(长期)

(三)获区级的(短期)

 

光荣册放在文书档案归档。获省级以上的光荣册放永久,获市级的光荣册放长期,获区级的光荣册放短期。

 

三、分类及代号

实物档案分可折叠的实物,不可折叠的实物两类整理归档。街道社区居委会的荣誉档案以K”为该类的代号。

K1——可折叠的荣誉实物包括奖状、奖旗、证书等。

K2——不可折叠的荣誉实物包括奖杯、奖牌等。

 

 

四、实物档案的整理

1、按年度分可折叠和不可折叠两类归档,一件实物(奖状、奖旗、证书等)为一卷。

2、案卷号的编制

一卷(件)为一个号,按时间顺序编一个流水号,并将案卷号标识粘贴在每一个实物的背面。填写实物案卷目录(电脑打印,一式一份),装订成检索目录册(用红色档案目录夹装订)。案卷号编制方法如下:

K1——1

案卷顺序号

属类代号(1为可折叠类、2为不可折叠类)

 

3、入盒

实物档案分为可折叠和不可折叠两类,它的保管方法亦分两种:

一是可折叠档案在贴好标识后按顺序放入实物档案盒中保管;

二是不可折叠档案在贴好标识后放在陈列柜或专用柜保管。实物标识要注明归档单位名称和案卷号。

 

4、编目

目录号的编制:指每本目录的顺序号。其模式为:

 

K——1

实物档案第一本目录

实物档案代号

 

 

五、档案盒面的编制

1、类别:盖上“K1”的印章。

2、编号:不用印章。

3、案卷号:盖上该盒里面的案卷起止号。

4、全宗名称:单位的全称。

 

六、实物档案盒脊背的编制

1、实物档案“( )”盖上“K1”的印章。

2、案卷号:盖上该盒里面档案的起止号。

 

七、实物档案案卷目录的编制

1、类别:填写代号。

2、档案号:填写该档案的案卷号。

3、时间:填写立卷归档时间。

4、荣誉称号:填写获得的荣誉名称。

5、批准单位:填写发证单位,多单位的标注两个主要的。

6、批准时间:填写发证时间。

7、备注:填写实物档案的保管期限。