会博通助推广州凯云发展集团档案管理数字化转型

2020/9/22 17:24:14         来源:         作者:孙超        浏览量:  1

近日,广州凯云发展有限公司(简称:凯云发展集团)采用会博通的综合文件档案管理系统,功能涵盖档案文件的全生命周期管理、安全管理机制等。实现了凯云发展集团对综合性(包括人事)实体与电子档案集中统一的管理,同时也推动了凯云发展集团档案管理数字化地转型。

 

一、凯云发展集团介绍

广州凯云发展有限公司(凯云发展集团)成立于200912月,是广州开发区管委会属下广州开发区金融控股集团有限公司的全资子公司,注册资本2300万元人民币 ,具备国家住房和城乡建设部颁发的一级物业管理资质,是广东省物业管理行业协会理事单位、广州市物业管理行业协会副会长单位。凯云发展集团已通过ISO90012008质量管理体系、ISO14001环境管理体系、OHSAS18001职业健康安全管理体系三标一体认证。

 

 

二、凯云发展集团综合档案管理平台功能特色

 

凯云发展集团采用会博通系统,功能涵盖文件的上传、下载、在线编辑与查询,以及档案从采集、整理、录入、归档入库、借还、编研、注销等全生命周期管理的综合文件档案管理系统,并配备相关的信息化安全机制,实现对综合性(包括人事)实体与电子档案集中统一的管理,并实现以下目标:

 

1从电子目录+纸质档案的管理模式,过渡为纸质+电子档案的管理模式

会博通综合档案管理系统,集中管理凯云集团包括人事档案在内的,实体或电子综合性档案,全面实现档案从收集、管理、利用、编研、鉴定等全生命周期的信息化管理。

 

2从事后管理的档案管理惯例升级为即时管理。

会博通综合档案管理系统,管理凯云集团企业层面、部门层面以及个人层面,三个层级不同类型的文档资料。这些文档分类都可以分别授权,员工按照与其职责职能一致的权限使用,并且,系统中的每一个文档都可发起流程参与审批以及工作协作,从而对文档的形成、发布、归档、变更、借还等进行流程化管控。

让日常形成的成果文件,可以及时地在会博通上进行一个有序化的管理。在需要进行归档时,可在系统中形成移交清单,在档案实体移交的同时,档案管理员可在系统中利用归档编辑功能,实现对文件向档案的归档移交。

 

3实现面向用户服务的档案管理模式

会博通综合档案管理系统,为凯云发展集团的用户提供一个集成权限管理与借还管理体系的搜索平台。有权限的用户,只要有接入系统的条件,即可搜索相关档案文件进行查阅或借还申请,通过后即可按照批准的时效在线阅读,或到管理员处取用。所有痕迹均由后台自动记录,管理员可随时查看登记类、统计类和排序类的统计报表,对档案的借还进行实时的管理。