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日立电梯:电梯行业领军者,携手会博通启动高效知识管理

2020/10/20 17:49:45

 

后疫情时代,企业如何把握数字化转型的发展机遇?如何将企业核心智力资源,通过知识管理高效应用起来,进一步赋能业务提速?日立电梯的知识管理提效经验值得借鉴。

▲图片来自日立电梯官网,下同

 

01

升腾中的日立电梯

知识管理是发展之重

日立电梯(中国)有限公司创建于1995年,公司总部设立在广州,是日立集团社会产业系统在海外最大的电梯事业基地。公司综合实力多年稳居国内行业前三甲之列,跻身中国外商投资企业500强。

 

 

作为一家拥有超90家经营分公司、且尚在飞速发展中的大型企业,其业务涉及的档案包括合同、报告、基建资料等,数量极其庞大。为此,企业专门设立有知识管理科、合同监理科,由专人负责档案工作,并建立了档案管理体系,其对知识管理的重视程度可见一斑。

 

然而,随着信息化时代的到来,信息量日益剧增,加上企业规模不断扩大,企业内部知识管理工作也有了更高要求:

档案数量剧增,归档要求更加细化严格;

办公逐步电脑化和无纸化,对文档的数字化管理需求更高;

企业发展迅速,需更高效利用内部知识资源,以应对瞬息万变的市场

 

02

携手会博通

打造综合知识管理方案

结合深耕行业多年的专业口碑及与多方名企的合作经验,日立电梯选择了会博通进行综合知识管理系统的构建。双方合作不断深化,共经历3个阶段。

 

 

第一阶段,会博通根据日立电梯董事会的行政管理需求,为其构建文件文档一体化管理系统,实现了文件与档案资料集中统一管理。

值得一提的是,日立电梯为中外合资企业,行政管理中有电子文档、纸质文档及混合流转的需求,而会博通系统支持多种文档形式的流转,解决了混合流转的问题,适应了企业经营行为的敏捷管理需求。

 

第二阶段,根据日立厂区与各部门高频次档案交接的实际情况,打造厂区集成管理综合性档案。内部各部门集中统一归档,实现了纸质与数字化档案从采集、录入、整理、扫描上传、归档入库、编研、注销等全生命周期的管理。

应用一个系统,部门即可完成纸质与数字档案的全流程处理,大幅提升了档案管理的效率。

 

 

第三阶段,出于业务所需及企业全局档案管理考虑,升级为会博通综合知识管理系统,即使用一个平台,集中管理包括人事档案在内的实体或数字化综合性档案,实现档案全面化管理、流程化归档、标准化借还。

 

 

现阶段,三段项目运作顺畅。对于会博通系统,日立电梯知识管理科的龚女士表达了认可:“项目书中的功能内部都在运用中,整体应用效果比较好,尤其是文档归档,分类,存储,比以前更规范,更高效。”

 

03

 “更规范,更高效

高效知识管理价值凸显

随着企业对系统的应用深入,双方携手打造的数字化知识管理系统的价值将进一步体现,为日立电梯的高效管理与协作提供重要支撑。

 

1) 文档管理一体化,共享协作更高效:通过会博通系统,企业可实现包括人事档案在内的,实体或数字化综合性档案的全面化、集中化管理。

在文档一体化管理之下,档案分类清晰,员工能依照权限,快速进行档案搜索、借还等操作,有助于进一步提工作效率,同时保障档案安全。

 

2)知识管理体系化,沉淀知识资产:应用会博通,企业档案可实现统一汇集、分类、管理,知识文档更加体系化。利用搜索和借阅功能,员工可依据权限快速查阅相关档案,将已有的经验和成果复用到实际工作中;企业档案也不再是“沉睡”资产,能在不断应用与流动中发挥更大价值,实现知识利用的可持续发展。

 

3)内容管理流程化,满足个性化需求:在会博通系统内,员工可对知识内容发起自定义表单与流程协作,将内容与业务串联起来。并且,权限人员还可以通过自定义设置,修改流转步骤、模板设置等,即使是个性化的流程审批、协作需求也能满足。

 

4)权限管理细粒化,为文件安全保驾护航:细化的权限设置,是会博通的一大特色功能。在系统内,管理员可根据员工的职责设置权限,包括针对模块、条目、内容等进行不同密级的操作授权,从文档的阅读、编辑、打印等均可设置,更全面地管控着不同人员和部门间的信息安全。高度自定义化,层层控险,保障企业内部知识文档的安全。

 

 

随着电梯行业的快速发展,日立电梯多年沉淀的知识资产,不仅是企业自身发展与管理的重要支撑,更是未来电梯制造行业前进的重要历史依据和科学管理参考。

 

未来,会博通将不断深化与完善,助力日立电梯高效配置与利用知识资源,赋能业务快速发展。同时,亦期待与更多优秀企业携手,打造专业的综合知识管理解决方案,联创更大商业价值。