做好物业档案信息化管理三步走

2021/9/17 0:00:00       来源:公司资讯        作者:小博       浏览量:  369

物业档案既记录了物业行政管理部门的管理情况,又能反映物业管理状况与物业服务企业经营服务情况。科学合理地做好物业档案信息化管理工作对提高物业企业的核心竞争力有着重要的作用。


如何做好物业档案信息化管理工作呢?档案管理专家会博通建议您分三步走。


1.做好档案资料分类管理


随着企业的发展,各种不同类型的档案资料会越积越多,及时做好分类管理,为档案资料信息化打下坚实的基础。


物业档案管理系统 物业档案信息化管理


如行政资料就包括企业文化建设档案资料、公司项目发展规划、公司各项工作制度以及政府部门下发的各类文件等;人事资料就涉及到招聘、面试、录用、人才储备、员工档案资料、劳动合同、人事任免(调职)、奖惩记录、国家相关劳资政策、法规文件等;还有财务资料、客户资料等等各种资料根据不同的用途需要分门别类地做好归档和管理。


会博通系统中自定义档案类型的功能可以满足物业企业各类型档案归档的需求,档案管理员可以根据档案类型做精细化管理,方便后期企业员工的取用。


2.做好保密级别分类


企业经营的过程中,肯定会有一些保密文件的出现,这些保密文件属于特定人群使用的范围,根据档案资料的保密程度可以分为绝密、机密、秘密三个程度,不同的保密程度对应不同的使用权限,让机密档案在企业里安全流通。


会博通四大安全策略,可以根据企业安全管理的要求,进行个性化安全策略的设置,让企业的核心档案得以安全地传播与利用。


3.做好档案资料的查(借)阅工作


物业企业之所以需要做好档案资料管理,就是为了让有用的档案资料能够被再次利用,因此做好档案资料的查(借)阅工作,对重要档案资料再利用有着至关重要的作用。


会博通纯线上、纯线下以及线上线下结合的档案借还体系,方便企业员工一键借阅档案资料。员工可通过会博通,使用扫码或关键字检索方式定位档案资料,对于没有权限或需要借用原件/复印件时,可发起借用流程,整个借用过程简单、方便易操作。


物业档案信息化管理工作如果要细化来说,就会涉及到方方面面。但是如果企业能够做到以上三步,就可以推动整个档案信息化管理的进程,从而为企业带来长久稳定的发展以及丰厚的经济回报。

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