企业档案资料如何整理、移交、查阅、鉴定和销毁?

2020/8/20 16:03:38       来源:        作者:y       浏览量:  1

企业档案是企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。专业高效地管理档案可以显著提高企业地工作效率和管理水平,对企业来说档案是非常重要的价值资料。那么企业档案如何整理、移交、查阅、鉴定和销毁?

 

一、档案的整理、著录、统计和开发利用

 

(一)企业档案管理部门对新归档的档案,应按档案管理标准及时加工整理,科学分类和编目,入库上架。

(二)档案管理部门对整理好的案卷,应按国家标准《档案著录规则》及有关规定进行著录和标引,并及时输入计算机,以备检索。

(三)档案管理部门要做好对新入库和移出档案的登记及填写移交清册工作,准确记录档案库存数据。按规定上报年度归档及利用等情况的统计数据。

(四)档案管理部门应不断地进行档案的信息加工,努力提高现代化的检索水平,逐步完善各种利用工具,积极开展档案的编研工作,大力开发利用档案信息资源。

(五)建立开发利用效果反馈记录。档案管理部门应建立服务跟踪记录。收集利用效果信息,总结开发经验,使开发利用形式和内容更加适应公司发展的需要。

 

二、档案移交

 

(一)各单位的专(兼)职档案员对本单位归档文件材料的齐全、完整与准确情况检查整理后,编制移交清册,由所在单位或项目负责人签字核准后向公司档案部门移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。

(二)移交时需填写移交清册一式两份,经接交双方当面点清签字后各持1份备查。对不完整、不准确或不符合质量要求的档案不予接收,待补充齐全达到要求后,再办理移交手续。

 

三、档案查阅借阅

 

(一)公司的各类档案主要是为公司的生产建设、经营管理等各项工作提供利用服务。

(二)公司在岗职工确因工作需要借阅档案的,须履行以下批准手续:

 

1、员工查阅、借阅本部门、本职工作范围内的一般档案,需办理档案审批手续,由利用档案的经办人将《档案利用介绍信》填写齐全后,经所在单位主要负责人、公司主管和档案部门负责人签字批准。

2、借阅会计档案、审计档案,一般只限其形成归档单位,凭档案利用介绍信经其单位负责人和档案部门负责人签字批准,公司其他单位借阅须经公司主管领导批准。

3、借阅房地产档案从严控制,仅允许公司房地产业务主管部门的主管人员利用,凭部门档案利用介绍信经其负责人、公司主管领导和档案部门负责人签字批准,可借阅房地产权证书。

4、借阅营业执照等资质证书,公司业务主管部门凭单位档案利用介绍信经其负责人、公司主管领导和档案部门负责人批准。改变营业范围等实质变更须报公司主要负责人批准。

5、重要的历史照片、文书档案、电子档案原件、印章档案不提供借阅服务,利用时可提供复制件或其他服务方式。

 

(三)公司之外的单位来访人员要查阅一般档案,须凭单位介绍信经公司主管领导和档案部门负责人签字批准,特殊情况也可经公司业务主管部门批准并由其业务主管人员陪同到档案部门办理查阅手续。查阅只限在阅览室阅览。

(四)档案管理人员应认真鉴别利用者的身份,防止因无偿提供档案而造成企业损失。下列单位及其人员一般不得借阅档案,如遇特殊情况,须持本单位领导、公司主管领导和档案部门负责人签字的介绍信并交纳抵押金,方可借阅,借阅期限最长不得超过3天。

 

1、属于分流性质、自负盈亏、又不履行归档义务的公司实体;

2、离退休人员、内退人员和待岗人员;

3、外单位人员及合资企业的外方人员;

4、多次违反档案利用规定或造成档案损失的人员;

5、其他不宜借阅档案的人员。

 

(五)涉密档案的查阅、借阅应由公司保密委员会和公司分管档案工作的领导签字同意,方可执行。标有密级的档案概不借出。

 

(六)查阅、借阅档案时,任何单位和个人不得擅自公布、复制档案(是指对档案进行复印、扫描或翻拍)不得擅自赠送、转借、交换、出售档案,不得擅自携带、运输、邮寄档案及其复制件出境。应爱惜档案,为确保所借档案的完整和安全,查阅时不得吸烟、喝茶;不准对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁,有上述行为或造成档案丢失、损坏的直接责任者,对其进行问责和追究。

(七)凡利用证件类复印件时,档案管理人员须将复印件与原件认真核对,确保完全无误,加盖复印章,并注明用途。

(八)脱产学习或到外地工作半年以上者,在离开本单位前必须清还所借档案。出国学习、工作、探亲和调动工作者,在离开本单位前均需清还所借档案,否则主管部门不予办理离开公司的签字手续。

(九)借出档案应按期归还,如还需继续利用,应向档案部门说明情况,办理续借手续,逾期不办理续借手续的,档案部门根据实际情况停止其借阅权。

(十)档案借出和归还时应认真清点张数和页码,确认无误后方可注销登记,如发现缺页、缺卷等现象,应立即追查处理。

(十一)因借阅档案解决重大问题,并产生较大经济效益和社会效益的,应填写档案利用效果登记表。

(十二)向档案部门归档的单位和人员,对该档案享有优先使用权,并可对档案中不宜开放的部分提出限制使用的意见,档案部门维护其合法权益。

 

 

四、档案的鉴定和销毁

 

(一)档案管理部门库存档案的鉴定,按有关档案保管期限表进行。

(二)对到期需要销毁的档案,由档案管理部门提出鉴定的类别、范围、意见,请档案形成单位审查后,报档案鉴定小组进行鉴定。

(三)经鉴定仍需继续保存的档案应重新划定保管期限。

(四)经鉴定确无保存价值的档案,应填写销毁清册,由鉴定小组签字,企业法人批准后,由两人以上进行监督销毁,销毁清册永久保存。