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政务机关、事业单位部署专业档案管理系统三大优势

2020/9/17 17:32:18

档案管理工作是政务机关、企事业单位管理工作的基础,是政务机关、企事业单位信息系统建设的重要组成部分,部署专业的档案管理系统是提高工作质量和工作效率必要条件。政务机关、企事业单位建设专业的档案管理系统科学规范管理档案,成为衡量政务机关、企事业单位业绩与管理水平的重要尺度。

 

随着经济的高速发展、科技进步、技术革新,自动化、信息化档案管理模式也得到深入发展,档案在政务机关、企事业单位管理和发展过程中起着至关重要的作用。政务机关、企事业单位部署专业档案管理系统,使档案在标准化、规范化、科学化的建设过程中,从单纯的存放走向应用,使之更好地为组织管理服务赋能。

 

绍林科技作为我国最早的一家高科技软件企业,1988年已开发出我国第一套文档一体化软件产品会博通,亦是我国最早的知识与内容管理软件开发与供应商之一。在过去30年,我们一直潜心研发综合知识管理系统,不断升级,为打造组织知识生态链而努力,现在已经成为经国家认证双软企业,国家重点支持的高新技术企业。会博通在知识管理、文档管理、档案管理、证照管理、办公自动化、人事档案管理,合同管理等领域走在世界领先水平。曾为南方电网、中国银行、农业银行、中国电信、日立电梯、佛山人大、中粮集团、珠江钢琴等企事业单位部署综合档案管理系统,提供档案管理信息化建设方案。为这些政务机关、企事业单位的档案管理工作在工作效率、档案有效利用、和安全保障多方面提供服务。下面小编就政务机关、事业单位部署专业档案管理系统优势简单介绍一给大家:

 

一、工作效率提高:

 

专业的档案管理系统软件发明及应用,逐步替代了传统单一的档案归档模式。部署专业的档案管理系统后,就不用再像以前过多编辑档案条目及内容,可以在系统软件的提示下一步一步进行建档、归档等工作。一旦发现错误档案信息,可直接在系统中进行更改,省去了传统档案管理模式下的重新编辑、打印等环节,节省时间和资源。由于工作疏忽,出现漏输的档案信息的情况,通过系统可直接插入补充,简单易操作,省去对其他办公软件因不熟悉而造成损失。用户可以随时随地通过会博通综合档案管理系统的搜索平台,查阅档案数据,直接用关键字等搜索方式,一搜即可,不需要大量的查找翻阅工作,极大地提高工作效率。

 

二、有效利用、开发档案信息:

 

应用一般的办公软件只能够实现单个文件的编辑,还需要另附档案的扫描文件,这样既浪费时间,也浪费资源。而部署专业的会博通综合档案管理系统软件,可以在对档案的基础信息编辑之后,添加此档案的扫描电子图片,这样就做到了一点开目录文件就可以同时采集到此文件的电子图片,方便档案管理工作人员的查阅以及上报等档案工作。会博通综合档案管理系统还可以对相关的档案文件进行相关性编辑,这样就可以轻松地通过检索工具对各种有关的电子文件进行查找,使用者可以更好地对事件的来龙去脉进行了解,使档案内容发挥更大的作用。同时,档案管理系统软件还包括数据的传送、接收、备份、恢复等功能,方便快捷,此外还具有用户管理、日志功能、事务提醒等。

 

三、提高档案保密功能:

 

传统的档案管理模式、一般的办公软件管理档案只能设置简单的密码,极容易造成泄密。会博通综合档案管理系统可以通过设置权限管理进行管理员、查阅人等角色分工工作,可以设置人员的查阅权限等,这样就起到保密的效果。在查档人进行查档时,系统可自行记录,形成查询日志,对数据传输、用户访问、内容打印等操作进行了安全设计,以保证档案的使用安全。档案管理系统软件还配备了电子锁,这样便可以锁、机分离,即使别人打开了档案管理人员的电脑,也无法打开档案管理系统软件。

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