会博通资深档案管理专家指出，档案管理标准化原理主要包括统一化、简化、通用化和最优化。
统一化
统一化是把事物两种以上的表现形态归并为一种或限定在一定的范围内。统一化原理的实质是使标准化对象的形式、功能(效用)或其他技术特征具有一致性。统一化原理的基本要点：
统一是为了确定一组对象的一致规范,其目的是保证事物所必需的秩序和效率。
统一的原则是功能等效,从一组对象中选择确定的一致规范,应能包含被取代对象所具备的必要功能。
统一是相对的,确定的一致规范,只适用于一定时期和一定条件,随着时间的推移和条件的改变,旧的统一就要由新的统一所代替。
随着社会生产和其他实践活动的发展,各种社会活动之间的联系日益复杂,国际间的交往也逐渐扩大。客观事物发展中的多样性趋势越来越突出,统一的对象相应地越来越多,范围越来越大,统一化已经成为标准化活动中内容最广泛、开展最普遍的一种形式。
在统一化过程中需要注意两点：统一的时机选择、统一的程度及范围。
统一的时机。应运用预测技术和效果分析等方法,正确把握统一的时机。如果统一过早,已有的类型并不理想,新的更优秀的类型尚在酝酿中,这时强行统一,就会使低劣的类型合法化,优异的类型难以产生;如果统一过迟,在必要的类型早已出现,重复、低功能的类型已大量产生时才进行统一,这时虽能选择最合适的类型,但却要付出很大的代价,其原因是淘汰大量已广泛使用的技术和方法必定造成巨大的经济损失。所以,适时选择和把握统一的时机是统一化的关键。
统一的程度和范围。应通过调查研究,合理地确定统一的程度和范围。具体对象不同,统一的程度也不同。对标准中哪些方面作统一规定,哪些方面不作统一规定,哪些方面作比较灵活的规定,都须从实际出发,规定适度。要根据事物发展的规模决定统一的范围,必须在全国范围内统一的,应以国家标准的形式出现,只允许在局部统一的,就应以地方标准等形式出现,不能随意扩大其范围。
简化
简化是在一定范围内减少事物的类型数目,使之在既定的时间内足以满足一般需要。简化是标准化的初级形式,也是实践中应用较广的一种标准化形式,它是针对事物的多样性采取的限制措施。
由于科学技术、竞争和需求的发展,使社会产品的种类急剧增加,而生产的日益专业化和协作的需要,要求对产品的多样性加以限制。多余的、重复的和低功能的产品品种的大量存在,会导致社会生产力的严重浪费,简化的目的就是去掉事物中多余的、重复的、低功能的环节,使其功能增加、性能提高,并为新类型的出现扫清障碍,更好地满足社会需要。
简化原理的实质是精炼,具体表现为：具有同种功能的标准化对象,当其多样性的发展规模超出了必要的范围时,即应消除其中多余的、可替换的和低功能的环节,保持其构成的精炼、合理,使其总体功能达到最佳化。
通用化
通用化指的是在互相独立的系统中,同一类型的用途相同、结构相近的不同规格或不同形式的标准化对象,经统一后可以彼此互换。所谓互换性,指的是不同时间、不同地点制造出来的产品,不必经过修整就能任意替换使用的特性。
通用化的最大目的是最大限度地减少重复劳动。以设计和制造零部件为例,在同一类型不同规格的产品和装备之间,总会有相当一部分零部件的用途相同、结构相近,经过通用化,可使这些零部件具有互换性,这样,在设计和试制另一种新产品时,该种零部件的设计与制造的工作量都得到节约。此外,还能简化管理程序,缩短设计和试制周期,扩大生产批量,提高专业化水平,为企业带来一系列经济效益。
通用化又可称为兼容化,它不只是标准化的典型形式,而是标准化过程中的一个重要阶段。它只是在某种程度上达到一致性,注重的是各系统间的协调转换。
最优化
最优化原理和方法就是在一定的约束条件下寻求最优目标时所采用的原理与方法。最优化方法(也称为运筹学方法)主要运用数学方法研究各种系统的优化途径及方案,为决策者提供科学决策的依据。最优化方法的主要研究对象是各种组织系统的管理问题及其生产经营活动,其目的在于求取一个合理运用人力、物力和财力的最佳方案,发挥和提高系统的效能及效益,最终达到系统的最优目标。随着科学技术的进步和生产经营的发展,最优化方法已成为现代管理科学的不可缺少的方法,被人们广泛地应用到公共管理、经济管理、国防等各个领域,发挥着越来越重要的作用。
比较统一化、简化、通用化和最优化原理,统一化着眼于保持一致性,简化着眼于精炼,通用化强调兼容,最优化则强调在一定条件下系统运行最佳方案,达到最优目标。