如何实现档案的信息化借还管理?从三种借还应用场景探析

2021/4/27 16:16:12       来源:        作者:小会       浏览量:  1

档案是国家机构,社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。


档案管理的最终目的是为了提供利用,档案借阅是基本的利用方式之一。


但在实际的档案管理工作中,档案文件的借还管理存在以下难点:


人员随意借阅借用档案文件,借还管理不规范;


借阅审批流程多,跑上跑下耗费大量时间和人力;


借出后未能及时收回,影响管理进程和增值应用;


借出后档案文件遭随意折叠、涂改、圈画等.......


那么,该如何实现档案的规范化借还管理呢?






会博通档案文件借还管理体系,让知识成为流动资产


会博通档案文件借还管理体系,可用于档案、文档、证照、图书等文件的借还管理,让文件借还像在图书馆里借、还书一样便捷。用户通过专门的借阅与归还模块,或通过搜索功能查询到所需文件后,即可发起借用或归还申请,根据审批授权快速实现借用或归还。这样一来,知识的流转与协作变得更迅速,更利于发挥其资产价值,为企事业的发展提供更大效用。


会博通借还体系下,三种借还应用场景


会博通提供了纯线上、纯线下以及线上线下相结合的借还模式。也就是说,用户既可线上申请借还电子版(如电子档案、电子文档、电子证照等),也可线上申请、线下借还实体版(如实体档案、证照原件、实体图书等)




1、 纯线上借阅:


各企事业单位人员出于办公或者个人需要,需申请线上借阅文件,其中也包含了机密文件。那么,如何保证“线上查阅”时,档案文件的安全性和规范性呢?会博通在借阅权限、文件安全、借阅时间设置等功能进行了细粒化的功能设置:


借阅权限:借阅人通过会博通搜索平台搜索所需借阅的档案时,会依据借阅人的权限进行搜索结果呈现,没有相关权限的人员则无法看见相应档案或者只能看见对应的条目不能看见档案内容。


借用文件的预览:会博通采取无本地缓存的形式给用户开放阅读,所阅读的文件均带水印防止恶意扩散。


借阅时间设置:借阅申请人可在借阅流程中选择所需借阅的时间,在申请对应的借阅时间内借阅人都可以阅读该文件,超过时限则不能阅读。




2、 纯线下借阅:


对于采取线下登记借阅的用户,利用会博通系统同样能提升线下借阅的管理效率。我们将线下登记的借阅信息统一登记到平台上,登记后,借阅信息可随时搜索查看,借阅统计信息也一目了然。还可利用“到期提醒”功能提醒经办人及借阅人,也可通过系统发送短信提醒经办人和借阅人。


利用会博通借还管理体系辅助线下借阅管理,一方面有利于防止因纸质申请借阅材料丢失而造成的借阅信息丢失,造成档案管理混乱,另一方面通过电子化搜索和统计提升档案管理效率。



3、 线上申请,线下使用:


在我们需要申请使用原件或者纸质文档借用的时候,可通过会博通专门的”借阅申请流程”,即在“借用申请”界面中勾选所需借用文件,点击“发起申请”。选择对应的借阅申请流程后,统自动套用“借阅申请流程模板”(包含流程步骤和流程表单),在申请选项中选择所需借用的类型(原件/复印件/电子文件),相关人员完成流程审批后,即可线下领取所需文件。


通过标准化流程,谁借阅了什么文件、借阅用途、天数等信息都会被系统自动记录。当借阅期限到达时,系统则会对经办人及借阅人自动发起短信提醒,及时追溯,让档案文件的利用更加规范、有序。



档案借还应用案例:


会博通用户遍布各行各业,包括党政机关、制造、教育、金融、建筑、交通、电力等十大国民经济行业,档案借还管理体系在每个行业中都得到了良好的应用。


例如某地区人力资源与社会保障局(人社局),通过会博通综合档案管理系统实现人事档案全面信息化管理,除了专业的人事档案分类架构、表格模板、高级检索、权限管理、档案统计等特色功能以外,便捷易用的会博通档案借还管理系统让人社局的服务水平更上一层楼。在人社局,每天都有不少因为教育培养、职称评聘、表彰奖励、人才引进等需要申请档案借阅的群众,如果借阅申请流程繁琐,则影响到服务中心的办事效率。要做到真正“服务于民”,则需提升政府部门办事效率。在人社局服务大厅,可将高拍仪与会博通系统连接,群众只需通过服务窗口,用身份证信息通过高拍仪认证后即可快速完成档案借阅申请流程。


会博通档案文件借还管理体系的应用价值




会博通的档案文件借还管理体系,让档案文件能在保障安全性的前提下实现便捷、高效的流转,充分发挥其利用价值:


—借还管理更规范:通过标准化“借阅申请流程”,申请人、经办人、申请日期、归还日期、到期提醒等一站式流程化完成,规范化管理。


—借还管理更高效:通过会博通搜索平台一键搜索,即可找到相应权限范围的档案文件,一键点击“借阅申请”完成相关借阅流程即完成申请,高效便捷。


—档案文件安全有保障:细粒化的权限及安全设置,从借阅申请人权限、档案文件密集、防扩散水印、登录安全等层面全面保障档案文件安全。





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