会博通批量导入功能使用指南

2021/9/24 0:00:00       来源:知识学院        作者:小会       浏览量:  247

会博通批量导入功能适用于批量导入类,文件夹,案卷和文件,本指南以导入文件为例,导入其他类型的操作方法类似,请参阅第五点。


一、批量导入条目的Excel模板基本要求


Excel模板以简洁为主,除了日期和数字等特殊格式外,最好不要有表格格式和文字样式设置。下图是一个的Excel导入模板:




可以看到,所有行列都是用默认设置,没有行内回车,表格框线等等,一般的数据列用常规格式,日期列需要设置成英文带“/”的显示格式,页数和数量之类的纯数字列也用常规格式即可,以便系统识别。


二、Excel导入模板的表头制作


Excel导入模板的表头是以要导入的条目属性决定的,要确定属性,只需要记录下要导入的属性的名称,(可以在要导入的类目下,以属性新建方式新建一个文件的形式来查看有哪些属性)




确定属性后,把需要录入属性值的属性作为Excel导入模板的表头即可,如下图,




三、导入条目


在要导入条目的分类的菜单栏,点击“管理”-“导入条目”




在打开的对话框选择点击“选择Excel文件”,找到我们设计好的导入条目模板点选后,可以看到导入条目的具体信息展示,然后点击“开始导入”,并等待导入过程结束。




下图为批量导入后的文件列表




四、编号唯一性


在导入时,如果遇到待导入条目的编号和已有文件的编号重复时,我们可以选择操作规则。


允许相同:即同时保留两份文件,它们的编号是相同的


相同跳过:即保留原文件,跳过待导入的相同编号文件


相同覆盖:即保留待导入的文件,删除原文件




五、条目后缀


除了批量导入文件,我们还可以批量导入类,文件夹和案卷(档案定义),在条目后缀处选择对应的类型即可,需注意的是,如果导入的形式是文件,那不管是哪种后缀,都是内容空白的空文件。



六、注意事项:


1.导入条目模板不需要太多的格式,会影响系统识别属性,如果觉得查看不便,可另起一个有表格属性的表格,填好相关属性值后,以只有值的形式复制粘贴到模板中,只有日期相关的列需要设置格式。


2.请慎重选择编号唯一性的选项,因为被覆盖的文件无法还原。


3.批量导入条目的目的是批量导入多个条目的属性,批量导入条目可以是类,文件夹,案卷或者是文件,但无法用此功能导入文件正文。


4.除了备注,其他数据不要有回车!特别是主题/题名/文件名称/标题等,不要有回车!


5.如果表头有页数,则页数这一列不能有任何单元格值为空,必须有数字。


6.如果表头有密级,则密级这一列不能有任何单元格值为空,值必须是会博通里的密级。


7.如果表头有保管期限,则保管期限这一列不能有任何单元格值为空,值必须是会博通里的保管期限


8.如果表头有日期,可以先使用文件分列向导,设置格式为日期的“YMD”




然后把单元格格式调整为“2001/3/7”


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