政府机关单位如何选购适用的档案管理系统

2024/6/4 13:34:07       来源:知识学院        作者:小通       浏览量:  1516

数字化在不断推动新质生产力变革,政府机关单位对档案数字化管理的需求越来越迫切。档案管理系统作为一种现代化的管理工具,能够提高政府机关单位的档案管理效率,保证档案的安全性和完整性,为政府决策提供有力的数据支持。那么,政府机关单位如何选购适用的档案管理系统呢?

一、政府机关单位选购档案管理系统的特殊性

政府机关单位选购档案管理系统,与其他单位企业相比存在一些特殊性,主要有以下几方面:

1、安全性要求高

政府机关单位的档案可能涉及国家机密,在选购档案管理系统时,需要特别关注数据加密、权限控制、访问记录等安全功能。还有一些政府机关单位要求更加严格,必须选购信创版的档案系统,实现整套系统全部国产化。

2、必须遵循合规性

政府机关单位的档案管理系统需要遵循国家相关法律法规和行业标准,以确保档案的安全、合规和有效管理。

3、规范化程度高

政府机关单位的档案管理系统需要与其他系统和流程协同工作,例如文件流程、审批流程、统计报表等。故须选择一个规范化程度高、可以与其他系统对接、协同工作的系统。

4、长期可靠性

选购的档案管理系统需要具备长期可靠性,即使在数十年后也能够正常运行,并具有良好扩展性和维护性。


二、政府机关单位选购档案管理系统的其他影响因素

1、系统功能需求

需要满足基本的档案录入、归档、借阅、查询、销毁和统计等功能。随着信息化建设的推进,数据备份和恢复、权限控制、个性化定制和功能升级等需求也日益凸显。

2、用户体验与操作便捷性

一个好的档案管理系统应该具有良好的用户体验和操作便捷性,界面设计简洁明了,操作流程符合用户习惯,以便于提高工作效率。

3、技术支持和培训

政府机关单位的员工可能需要接受相关的培训和支持,以便能够正确使用档案管理系统。政府机关单位需要选择一个具备完善的技术支持和培训机制的系统。

4、成本效益

政府机关单位的资金有限,需要选择一个成本效益高的系统。政府机关单位需要考虑系统的购买和维护成本,并评估系统的价值和收益。


三、会博通政府机关档案管理系统的特点

1、可以按需选择信创或非信创

会博通系统已完成软件国产化生态体系的搭建,提供全国产环境兼容性支持,政府机关可以根据自身需要选择信创或非信创版本;

2、符合规范,支撑管理合规

系统遵循国家《档案法》、《保密法》、《电子档案管理系统通用功能要求》等相关法规标准设计,并提供规范化的分类模版,支撑管理合规;

3、功能齐备,实现一站式管理

在一个系统上,可完成档案采集、录入、整理、扫描上传、归档入库、利用、编研、注销等全生命周期管理,统筹管理各类实体与电子档案;

4、灵活拓展,适应发展性需求

系统提供可拓展的分类架构,支持自定义全宗、分类、属性等,可按需调整;可自定义权限体系、流程、表单,并提供丰富功能选件,灵活适应不同发展阶段的应用需求。

5、经过众多政府机关单位的实践检验

会博通深耕档案管理领域超30年,项目经验丰富,政府机关客户涵盖:通信管理局、部队、组织部、党办、党校、人大、检察院、公安局、退役军人事务局、税务局、司法局、审计局、妇联、消防局、卫生健康局、医疗保障局、环境检测局、林业局、水利局、环境监测局、自然资源局、应急管理局、戒毒所、经济开发委员会、纪律检查委员会等等。