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档案管理的要点,你知道多少?

2017-04-10


档案是企业内部最为规范的知识内容,是企业需要储存沉淀的重要“财产“。但是,很多企业并不重视档案管理工作,很多档案管理制度形同虚设,档案管理的流程也不规范,档案员一旦离职,很多历史档案都找不到了,并且,存在很多丢失的情况,导致作为追溯之源的档案资料,根本就得不到很好的保存,更别说再利用了。


第一,制定档案管理制度与相关的流程规范。

很多企业都有档案管理制度,并且,该制度大同小异,制定的时候,企业也没有很切实地考虑到实际需要。因此,档案管理制度应该配套符合企业需要,并且便捷可行的管理流程规范,把档案管理工作落到实处。


第二,档案管理要先定义好全面的管理分类。

在我们建立全面的管理分类时要注意,全面并不是分类得多么精细,因为分类得过于精细的时候,就会出现很多模棱两可的分类,再利用的时候,就会出现很多问题,同时,要切合企业本身业务,设计档案分类,不要一味参考国家的分类标准。


第三,档案管理应该要考虑全生命周期管理,因此应该追溯到文件的形成。

在文件并没有被分类立卷的时候,就应该考虑文件的保存。利用档案管理系统,把形成的文件保存起来,同时,随着时间的推移,记录文件的版本迭代、 利用情况、审批情况、关联信息等,记录文件的整个使用周期。当进展到归档阶段,同样可以通过系统,快速地进行分类、立卷、归档等操作,全面电子化实现全生命周期管理。


第四,档案管理应该和业务挂钩,立足于企业的业务。

企业在生产经营中会产生包括产品手册、专业资料、证照、销售方案、营销方案、客户资料、工作流程、业务流程、行政流程等资料,这些都是企业在生产经验过程中的成果文件,档案管理流程应该考虑从业务的源头出发,制定一套档案管理流程,促进档案资料的完整性。


第五,档案管理系统必须满足纸质档案管理的同时,满足各种综合档案管理和专业档案管理对于数字化档案管理的需求。


  1. 数字化档案具有较强的时效性,方便进行利用等特点,减少了非常多的整理以及应用成本,从而达到提高经济效益的目的;
  2. 档案数字化后,即可跨越空间界限,利用网络即可查阅相关档案,真正让职员可对档案实现充分利用,提高管理效率;
  3. 电子档案不仅为纸质档案的备份,还可代替纸质档案被重复利用。一方面减少了纸质档案的耗损,另一方面提高了档案使用的安全性(准确性、不可篡改等)。



第六,档案管理应该着重于再利用。

档案资料的利用,既是档案资料工作的基本出发点,又是档案资料工作的最终目的。档案资料管理工作之所以能够延续下来并得到不断发展,就是因为它的利用价值。档案资料的利用贯穿于档案资料管理工作的各个环节和档案资料的整个生命周期,并且是检验档案资料管理工作质量的根本标准。档案资料利用必须满足工作本身对档案资料的现实需求,并且能扩展到满足企业对档案资料的广泛而长远的需求,同时,档案资料利用应当及时、准确和有效,例如,全文检索、高级搜索等功能都是必不可少的。



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