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实施企业知识的全生命周期管理是怎样一种体验?

2017-07-19


在现代经济中,经济绩效的新焦点是知识、技术和学习。企业知识管理应实施知识的全生命周期管理,让企业中的信息与知识,透过获得、创造、分享、整合、记录、存储、更新等贯穿整个知识生命周期的过程,达到创新的目的,从而获取经济效益。知识管理系统提供知识的形成、存储、共享、归档、再利用以及不断自我发酵改善的全生命周期管理,为打造知识型企业,创建企业知识生态链提供强大的后盾。


知识的采集与形成

首先,需要对企业内部的知识,一般定义为与组织机构的业务密切相关,且由机构拥有的专门知识,如机构的文件、档案、产品资料、业务流程、规章制度、合同、报表、商标、专利、客户资料等等,进行一个全面的梳理,并将其有序化到知识管理系统当中:


知识的储存与积累

然后,企业知识应该进行统一化的管理,将不同来源、不同用途、涉及不同环境的知识内容整合起来,也就是用一个统一的数据框架和平台来管理所有的知识内容,进行统一规范的分类结构化管理!

文件与档案是机构最为基础且最规范的知识,但知识的范畴可以更为广泛,如合同、方案、报表、工程图档、等,都是知识,会博通容许按需要来定义知识,并对其实施有效的管理,提供满足需要的利用。

所以,知识管理平台应是一个统一管理各种知识内容的平台,或称统一内容管理平台,可将原来分散于不同系统的文件、档案、合同、报表、图纸、文摘、内部期刊等,集成到一个系统,分门别类进行管理。

另外,档案是企业内部知识的一种最为规范的形式,做好档案管理工作是一个企业健康发展的需要,档案管理工作是企业管理工作的一部分,是提高企业工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案,是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。

因此,使用会博通可以根据企业的管理规范,制定符合档案管理规范的管理分类,加上专用的归档编辑工具,可实现系统内部文件的高效归档操作,另外,提供借阅申请以及借阅与归还管理模块,实现全面的电子化管理。

知识的传播与共享

实现知识共享时,进行权限角色和文件密级的二维管理,用户根据职能职责,授予角色权限以及相关密级文件的使用权限,而权限的设置可分级可继承,亦可具体授权到某一文件夹,而权限角色的制定则按照实际工作需要界定。

同时,系统提供的流程管理功能,不仅可作为文件的流转之用,还是所有工作流程的设计与运作工具。比如说,采购、请假、任务等等。用户可根据自己的工作需要来任意设计与调整流程,表单功能亦完全符合中国机构的习惯与特点。并且,提供流程拍照处理,记录工作情况。

把数据库中的信息和流程有机的融为一体,每一条信息都可提交流转,以实现信息共享、沟通与工作协调。结合内嵌短信平台,大大扩展了系统的移动性与应用场合。并且,提供提醒服务,每一条信息都可按日、月、季或年提醒。

同时,系统提供了具有自主知识产权的多页tif/pdf文件管理工具,可非常方便的创建、扫描、编辑、处理和阅读tif/pdf文件,并且,提供了完整的权限控制与防扩散功能,可根据系统设置自动给阅读者添加屏幕水印和打印水印,即使通过屏幕拷贝、照相、打印(可控制打印权限)等方式获得文档,也会因为水印的存在而容易溯源,打印证件办理相关事务时,还可通过打印水印限定证件复印件的用途。

另外,系统为文件提供历史版本的储存功能,可随时翻查与管理,日志清单记录所有操作痕迹。

知识的使用与创新

最后,实现了企业内部知识的有序化管理之后,系统也提供了对应的应用帮助用户实现知识的再利用以及自我发酵。

搜索平台不仅可根据职能权限和工作需要在系统中进行查阅之外,还可以实施搜索,对于搜索出的知识,还具备与操作者职能相适应的管理功能,并可根据需要进行高级搜索。

同时,会博通提供的搜索及搜索成果发布功能,使得系统中的每一个人,在任何时候,任何地点,都可根据自己的权限和工作需要,对系统中的知识文档,进行各种专业需要的搜索,并可将搜索结果进行保存、编辑,以形成专业化的知识地图或编研成果,如各种专题目录、文件汇编等等,如有需要,也可设置编研成果发布目录,自动将编研成果发布到该目录下。

论坛中心、咨询台、微博等知识交流与分享工具能有效帮助企业内部培养学习与分享的文化,用户可以借助这些工具,帮助企业内部进行分门类别的知识交流与分享应用,以便于更加高速高效地完成工作,并起到知识自我发酵以及传承的作用。


详情请参考解决方案:

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