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佛山市政协采用会议管理系统 实现会议文件的无纸化管理

2017-04-01



3月30日,市政协主席熊志翔主持召开市政协十二届一次常委会议,强调进一步增强做好政协工作的责任感和使命感,围绕中心、服务大局,努力打造“有为政协、特色政协、和谐政协”。


摘自佛山政协网


随着佛山市政协十二届一次常委会议的胜利召开,推动政协常委会与时俱进,全新部署的《政协佛山市委员会常务委员会会议管理系统》,同时进入了新一届常委们的视野中。

根据《政协佛山市委员会委员履职管理办法》的有关规定,市政协召开常委会议,一般应提前 10 天通知与会人员,以便常委安排好本职工作依时参加会议。此外,会议所审议讨论的有关文件,也应在会前送交常委们审阅,以便提出意见建议。

以往,在常委会举行之前,就会涉及到很多纸质文件的处理工作。从文件的起草、印刷、封发邮寄甚至专送、收集签收情况到最后文件的阅读,都需要依赖纸张,而利用纸张,就会存在周期长、成本高以及影响环境等劣势。

本次常委会会议,采用会议管理系统之后,实现了政协常委会会议文件的数字化存储,在云端直接进行会议文件的传送,省去了印刷和人工分发的工作;并按照常委们的阅读情况,自动进行签收记录,通过回执,也可以收集各位常委的出席意向,省去了大量多方沟通与协调的工作;同时,也实现了会议文件电子阅读以及即时交流等功能,推动了会议审议效率。

常委会的最后一项议程,会务组邀请了绍林科技的讲师以及技术人员为《政协佛山市委员会常务委员会会议管理系统》的使用进行了培训会。常委们学习了系统的应用,操作查看了最新公告、当前会议文件、历次会议文件、会议通知、会议日程、搜索、微博、咨询台等功能模块。并与讲师一起,操作了接收会议文件,提交会议回执,阅读会议文件,以及发起同步阅读的功能。常委们积极参与,踊跃提问,会场充满了热切的学习气氛,同时,受到了常委们对系统的好评。


最后,熊主席作最后讲话,并提到了日后的会议文件等材料,都会通过系统进行下发,全面实现常委会会议文件的存储数字化、传送网络化、签收自动化、阅读电子化以及交流即时化。


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