资讯

您当前位置: 首页 >> 资讯

别让档案数字化工作成为你的噩梦

2017-09-30



档案是组织内部最为规范的知识,是组织存在的历史依据,做好档案管理工作是一个组织健康发展的需要,档案管理工作是组织管理工作的一部分,是提高组织工作质量和工作效率的基础条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作,是衡量一个组织管理水平的重要尺度。

以往,我们更加关注于如何有序化管理组织档案资料,达成维护企业历史真实面貌的目的。但是,对于组织而言,档案管理并非单单把档案封存在档案室或系统中,而是能为日后的生产经营活动提供重复利用、历史借鉴以及促进改善功能的重要材料。

而任何一个有一定存在历史的机构,都有一定数量的纸质档案,因此,将这些纸质档案数字化,并采用系统进行综合管理,有利于档案资料的管理与利用。


1. 创建档案管理分类架构

每个企业因为生产经营的范围不尽相同,可以对档案管理架构进行分类,会博通作为一款精通档案管理的知识管理系统,它支持档案管理架构的自定义,组织可以根据实际管理需要,创建档案管理分类。


2. 取卷

从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷,取卷时注意:

准确记录所取案卷的物理存放位置。

依次拿取,不要丢卷,确保案卷的完整。

3. 创建档案定义

档案定义,是会博通的专用术语,实际上就是确定档案的最底层分类的相关属性,或称案卷的相关属性。创建档案定义即是在系统中进行立卷步骤。

4. 拆卷

拆卷的含义是手工拆除案卷装订,如果纸质实体案卷信息已保存在会博通系统中,还应执行取消注册功能,相当于在会博通中执行拆卷操作。

拆卷的注意事项:

保证案卷的完整,检查是否有缺页、漏页及其它错误,正、副卷标注是否正确。

保持案卷的清洁。

拆开案卷,将案卷背面的封条小心撕干净,剪开装订线。

取掉案卷中的金属物。

将卷内文件一页页分开,对单面、双面等情况进行标注,以提醒扫描人员注意。

为了方便扫描及时与扫描人员沟通。

注明每卷(包括正、副卷)的页数及其他的特殊情况。

5. 录入卷内文件信息

一份案卷,一般都由多份性质相同或相似的文件组成,即所谓卷内文件。同时,每份文件都应拥有对应的属性信息,因为档案类型多样性的特点,档案资料的属性也不尽相同,会博通则可以根据具体需要,对案卷或档案分类自定义文件属性,适用不同的管理需要。

如:以下文书档案属性


6. 扫描

对已录入相关属性的卷内文件进行扫描,并将扫描结果文件引入(上传)档案系统。

会博通的图片管理器内嵌扫描处理程序,可在录入卷内文件信息的同时直接调用扫描模块进行扫描(支持各种扫描仪),用户亦可使用其它扫描程序扫描文件(但使用会博通提供的图片管理器更为简单方便),然后,再通过引入功能将扫描文件引入档案系统,会博通还提供了专门的批量引入工具。

扫描时的注意事项如下:

根据需要设置扫描文件的格式和分辨率,会博通可对各种常用格式的数字化文件进行管理。

对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料,需用不同的比例或扫描方法进行扫描。

根据规则设置扫描文件的存放位置和扫描结果文件的文件名(采用会博通图片管理器扫描时,将自动上传,股不需要存放在客户端)。

将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对,确保不重扫、漏扫、多扫,同时保证案卷的清晰度,对扫描结果不佳的页面进行专门处理。

需要注意的是,在工作流程中,要注意整体工作的检查工作,在不同的流程阶段,设置对应的检查机制。如:


广东绍林科技开发有限公司版权所有 粤ICP备05045267 网站地图| XML地图 排名支持:佰蜂网络

热门搜索: 档案管理软件| 文档管理软件| 知识管理软件| 知识管理系统| 办公管理系统| 文档管理系统| 证照管理系统| 时间管理系统| 档案管理系统| 会议文件管理系统