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档案从业人员的福利来了!

2017-09-30



档案作为组织内部最规范的知识,是机构存在的历史依据,做好档案管理工作是一个机构健康发展的需要,档案管理工作是机构管理工作的一部分,是提高机构工作质量和工作效率的基础条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作,是衡量一个机构管理水平的重要尺度。


那么,档案怎么进行综合性的管理以及利用呢?用以下七点概况:

1、对综合档案管理的要求

任何一个单位,对档案资料管理的要求,不外乎以下三个方面:

① 统一领导,分级管理

由综合档案资料室实行统一管理和统一领导,建立统一的档案资料管理制度,对全部档案资料实施综合管理。

② 维护档案资料的完整与安全

维护档案资料的完整,从数量上说,要保证档案资料在内容上齐全配套;从质量上说,要保持档案资料的系统性和内在的有机联系。

维护档案资料的安全,从硬件设施、技术手段以及管理方式上,都要能确保档案资料安全、延长档案资料实体寿命、保守档案资料秘密,维护公司的合法权益,为公司整体运行的正常、有序、高效服务。

③ 便于有效利用

档案资料的利用,既是档案资料工作的基本出发点,又是档案资料工作的最终目的。档案资料管理工作之所以能够延续下来并得到不断发展,就是因为它的利用价值。档案资料利用必须满足工作本身对档案资料的现实需求,并且能扩展到满足社会对档案资料的广泛而长远的需求,同时,档案资料利用应当及时、准确和有效。

2、综合档案管理体系与授权

档案资料管理需要一个完整的管理体系来支撑,这个体系,包含管理架构与人员、管理制度以及具体的管理对象,即档案资料等,会博通可在计算机网络上全面复制现实中的档案资料管理体系框架,并根据管理架构与管理职责进行授权,以真正实现与现实一致的档案资料管理体系以及管理与利用授权。

会博通摒弃了一般管理软件所采用的完全平面化的用户管理概念,而采用与现实中的组织架构一致的结构化的用户管理,使授权和权限管理变得更加的直观与方便,也就是说,授权是针对管理分类的(任何一个管理分类),是可以根据分类逐级授权的,并且,可采用特殊的权限设定,避免在同一管理分类下协同工作时会互相影响的情况。

给管理分类授予权限时可调出以下授权窗口 :


授权原则建议:

  • 组织的信息主管(IT负责人),是档案资料管理系统的系统管理员,负责系统的整体管理与维护。

  • 档案资料管理的责任人,也是档案资料管理系统的权限管理责任人。

  • 各专项档案资料的管理员具备专项档案资料的管理权限,各部门的档案资料管理员具备本部门档案资料的管理权限。

  • 各部门的专职或兼职档案资料管理员,在档案资料的整理过程中,应赋予其相应档案资料的整理权限,档案资料整理完毕后,整理权限及时收回。

  • 根据工作需要,赋予各部门及相关员工与其工作职能相适应的档案资料查找与阅读权限。

  • 通过系统管理员设置与档案资料管理和利用组织架构一致的用户管理框架,可简化授权。

3、搜索

会博通提供了非常丰富的搜索功能,只要输入一个或数个关键词,即可查找出满足条件的文档,并且,会博通搜索出的文档,还必须与搜索者的授权一致,也就是,即使满足搜索条件要求,而搜索者没有权限阅读,也是不会显示在搜索结果中的。


对于需要经常使用的搜索条件,会博通还提供了独特的搜索类和搜索树的概念,以方便用户以结构化的方式保存和利用搜索条件。

类自然语言搜索,也为档案资料管理提供了方便,比如说,在搜索框输入:“查找处理情况:李天海 操作:%修改% 处理日期:2016.8.1-2016.8.31”,即可查找出李天海2016.8.1-2016.8.31修改过的所有文档。

4、借阅与归还

具备阅读权的用户,可以直接搜索和阅读数字化档案资料,不必另行办理借阅手续,黑匣子功能会自动记录其阅读过程。

对于有权阅读条目但无权阅读内容的用户,可在搜索出相应的档案资料条目后,发送借阅申请,并由对应的档案资料管理员审查符合借阅条件后,可批准其借阅电子文档或预约时间去档案资料室借阅档案资料原件。

如果某个用户对某类档案资料,连条目阅读权都没有,则应直接发申请邮件给档案资料管理员,档案资料管理员查找到相应档案资料,并经审查符合借阅条件后,也可批准其借阅电子文档或预约时间去档案资料室借阅档案资料原件。

会博通带有专用的借阅与归还应用,记录档案的借阅与归还。办理借阅手续时,可设定借阅期限,若到期没有归还,可采用邮件或短信进行催还。

5、综合档案利用情况查询

可以在借阅与归还模块的统计中,按需要查看档案借用情况:


也可以采用类自然语言查找档案资料的利用情况,并自由设计和打印报表。

比如,输入:

“查找处理情况:李天% 借阅中的 3年内”,即可查找姓名以李天开头的借阅者在三年内借阅且没有归还的档案资料,并可根据需要打印清单或报表。

6、综合档案编研工作

  • 采用搜索和表格设计与打印功能,可非常方便的编制出各种档案资料专题目录,或文件汇编。

  • 编制各种专业档案资料知识地图,以方便各种专业人员快速查找和阅读专门档案资料。

  • 档案资料管理数字化后,挖掘和利用各种档案资料信息资源,变得更加方便与快速。

7、综合档案注销与销毁

采用类自然语言,可快速查到出即将到期或已过期档案资料,如,在搜索框输入:“查找到期档案:1年内到期”,即可查找出保管期限已到期或一年内将到期的所有档案资料。

管理过期电子档案资料

档案资料过期后,可以销毁实体纸质档案资料,但建议不要对电子数据进行简单的删除,特别是在存储空间允许的情况下。

你可以对过期档案资料进行注销操作后仍存放在原来的位置,也可以建立一个专门的注销(销毁)档案资料类型,然后,将待销毁的档案资料转移到该类型下,仍然可以提供检索利用,并且,有某些特殊要求时,还可恢复已注销档案资料。

如果使用的是会博通企业版,用户还可建立专门的注销(销毁)档案资料数据库,管理的空间与范围可进一步扩大。

注销(销毁)档案资料分类架构的创建,需要根据自己的管理需要来进行,但按档案资料大类和销毁批次或销毁日期来分类,应该是一种不错的选择。

档案资料销毁

档案资料销毁,是一项非常严格的档案资料管理工作,需要遵循国家的相关法规以及行业和单位的档案资料管理制度。


采用计算机管理档案资料后,档案资料销毁可按以下步骤处理:

① 注销档案资料,将注销档案资料转移到相应的销毁档案资料类目下,并打印销毁清册。

② 按照规定的档案资料销毁管理流程,提交档案资料销毁申请,执行档案资料销毁审批程序。

③ 待档案资料销毁申请获得批准后,则可按批准的销毁清册以及销毁方法,对实体档案资料进行销毁处理。

如果在实体档案资料销毁的同时,需要将电子数据进行销毁,执行删除操作并清空回收站即可。除非特别需要,建议保留电子数据。

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