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如何对企业知识进行更为深入、细致的管理

2017-10-24



最能帮助企业管理人员高效工作的知识类型是:

  1. 关于客户的知识

  2. 关于最佳时间和有效的业务流程的知识

  3. 关于公司竞争力和能力的知识

这些知识可以具体体现为企业内部的文件、档案、产品资料、业务流程、规章制度、合同、报表、商标、专利、客户资料等等,基本上都是以不同格式文档的形式存在。

很多时候,很多企业都认为文件管理就是把文件归集起来,分类存放好,就完成了文件的管理。其实文件管理是企业知识管理的一部分,在企业经营管理活动之中,所产生的成果文件都与企业的业务息息相关,既然,文件是企业经营管理的产物,那么,文件与业务之间,则会有非常多的关联。

一般来说,企业会把内部知识进行一个有序化的过程,利用知识管理系统把不同来源、不同用途的知识内容统一到一起,进行分门别类的管理,并制作知识地图,形成知识导航。可是,知识管理不只是从企业经营管理活动中生产出来,并存放起来,就能达到管理的目的,更是要把知识所关联的内容,都得到体现,并致力于再利用,才能实现有效的创新并持续保持企业的竞争力。

采用会博通知识管理系统除了提高知识的利用效率与降低知识的利用成本以外,其属性卡片中,还有附带了能帮助对知识进行更为深入、细致管理的增值功能:

文件属性

大家知道知识的来源和形式都有很多种,而属性则可以帮助定义知识的类型,例如,合同、证照都有专有的属性。并且,不同的属性也有对应的属性格式,例如:文本、数字、货币、日期、时间、组合框以及多选框等格式类型,而支持自定义属性的功能则可以有效帮助设置各类型知识的需要。

文件清单

文件一般都以正文+附件的形式存在,会博通可对文件的正文与附件进行管理:

邮送清单

知识管理平台应具备基于工作流来实施与跟踪文件从一个用户转移给其他用户的能力。邮送清单记录与该文件有关的流程处理信息,随时可以帮助找回与文件有关的签批信息以及工作协作信息。

批注清单

大家都可以对知识内容进行批注,发表看法,系统则对批注的信息进行记录,并可作为知识自我完善的一个依托。

借领清单

知识管理系统须提供可记录知识利用情况的详细记录,会博通的借领清单允许随时进行查看文件借领情况,有效管理知识的再利用。

份数清单

可对文件设置不同的份数,分别管理,并可对应记录借阅与归还操作。

知识评价

对于知识内容进行评分并呈现评分情况,能有效帮助企业形成一个以知识价值为驱动的知识管理体系。

历史版本

知识管理系统应加强对文件版本迭代的控制,会博通的历史版本功能可管理知识的版本更迭,随时还原知识在不同阶段的面貌。

日志清单

知识管理平台应允许通过审计跟踪来检测文件的利用情况,会博通针对每一份文件都有对应的日志清单,能更有效地进行安全管理。

电子标签

把现代物联网技术带入文件管理中,除了条形码、二维码外,还可以给实体文件赋予电子标签,进行统一管理。

关联信息

把与该知识相关的其他知识内容关联起来,方便在知识再利用时获取到其他相关的信息,并进行知识地图的构建。

知识的生产和开发已经成为创造财富的主要部分,它不仅仅是指推动知识前沿发展,也包括所有知识活动中对各种类型知识的有效使用和开发。会博通知识管理系统能为企业建立推行知识管理战略与活动的基础,在企业内部推行知识管理的时候,能为企业增加智力资本和提升组织绩效。

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