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广州珠江钢琴集团有限公司正式启用会博通综合知识管理系统

2018-01-05


       2017年12月28日下午两点,广州珠江钢琴集团股份有限公司荔湾老厂区迎来了热闹。本来,生产人员和设备都已经搬迁到增城新厂区,荔湾老厂区基本半空,但这一天在老厂区会议室举办了珠江钢琴综合知识管理系统的正式上线培训,集团组织了包括各职能部门资料员、各分支企业的档案管理负责人、档案相关管理人员共60余人共同参与此次系统上线培训活动。



       档案是企业内部最为规范的知识,为企业存在留下历史依据,档案管理工作不仅能维护历史真实面貌,还是组织管理工作的一部分,是提高组织工作质量和工作效率的基础,更是衡量一个组织管理水平的重要尺度。因此,做好档案管理工作对一个组织的健康发展至关重要。珠江钢琴深深明白这一点,所以一向非常重视档案的管理与利用。珠江钢琴拥有专用的档案库房,并配备了相应的档案管理人员,对实体档案进行了有序化管理,并严格进行档案的出入口管理,有效实现维护历史面貌的目的。


       但是,随着管理与信息技术日新月异,如今仅把档案有序化地封存在档案室已不能满足企业的日常需要。档案可供日后重复利用,是企业作历史借鉴及功能改善的重要材料。因此,如何让档案更好、更便捷地发挥共享、利用的功能已成为当今成功企业的必修课。


       广东绍林科技开发有限公司有幸中标成为软件服务提供商,为珠江钢琴提供优质的档案管理解决方案。历经了接近三个月的系统实施,珠江钢琴对绍林科技开发的会博通综合知识管理系统进行了从初步到深入的了解,不仅规划了综合档案的管理,还将证照管理、知识内容管理等方面都纳入了系统的管理范畴。


       这一次培训工作,正是珠江钢琴实施绍林科技提供的全企业协同化档案管理解决方案的开端。在会博通综合知识管理系统下,各职能部门不仅可以在系统中管理部门内的文档,在需要归档时,还可利用系统形成归档移交清单,快捷地实现实体档案在档案室的归档;档案管理员可根据清单,直接在系统上进行归档编辑操作。如此一来,完美地解决了由档案管理处理习惯导致的档案资料收集不完全、归档工作量突增、历史资料丢失等情况,实现了关键文档从形成、共享、利用到归档的全生命周期管理,联合整个集团参与文档管理工作,用最少的成本完美实现档案的数字化工作。



       培训会后,绍林科技还演示了系统的新功能——流程化归档。珠江钢琴肯定了这种方式的可行性,表示今后可对科技等类型档案实施。双方还对下属单位启用档案管理软件的具体实施工作进行了探讨。未来,珠江钢琴将建成一套以数据和电子文档为依托、经集成与处理的数字化档案管理系统,可实现各类档案的检索、查询,由此实现系统、高效、科学地管理集团公司及其下属企业所有档案的目的。

 

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