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天娱广场携手会博通共建综合档案自动化管理平台

2018-12-13

项目概述:

        天娱广场集百货商城、娱乐中心、办公楼于一体,配套设施完善,是全城年轻人喜爱的潮饰玩物集中地。天娱广场采用了会博通综合知识管理系统,作为企业内部综合性档案的管理平台,实现了规范化、模块化以及流程化的档案管理,有效提升了企业的管理效率与管理水平。


项目需求:

      天娱广场管理着不同的商业物业,因为管理的广度与深度,传统的管理手法,经常会导致管理效率难提升、工作失误难把控的情况,尽管采用了一些桌面式软件实现了部份信息化的运用,但是,行政部的管理人员,还是担心会出现以下管理隐患:

      1、纸质档案因为维修、报审等管理与运营需要,常常需要把原件或复印件进行外借,经常使用的人员,难免存有公司证照电子版,原件借出不知所踪的情况会可能出现。

      2、文档资料借出后,用途难以把控,公司有些文档、证照,不管是复印件还是电子版,用途不明的风险较高。

      3、各部门分散保存工作相关的文档资料,公司没有集中管理,可能有什么,在哪里都不清楚,导致文档无从找起。

      4、涉及到楼层装修或维修工程时,经常要翻查施工图纸,纸质图纸找起来特别不方便,电子图纸只存在少数人的电脑里,使用不便捷,而且没有任何利用痕迹,难以管控。

      5、纸质资料的长期使用,会导致资料折旧,甚至损坏,使用复印件代替,也会出现难以管控的问题。

      6、物业合同众多,存在很多周期性发生的合同,实际工作中常常会发生忘记续租的情况。

      7、以往证照、档案等资料的保存与应用均有各种规范,但是实施起来时,经常因为繁琐的原因,有可能得不到员工的拥护,制度名存实亡。

      8、证照资质众多,年审、延期、变更等工作繁多,会出现过了时间节点不得而知,到了使用时却派不上用场的风险。

      ……


项目价值:

会博通主要为天娱广场旗下的物业、写字楼、酒店、店面等提供了涵盖企业档案的收集、扫描录入、整理、归档入库、利用、统计等全生命周期的档案自动化管理平台。天娱广场根据自身管理需要,以物业管理主体为单位将档案分为以下几类,即:文书档案、合同档案、图纸档案、人事档案、声像档案、实物档案、荣誉档案等,帮助企业实现分布于不同办公地点的各部门、各下属公司的档案集中管理与利用,提供专门的档案搜索平台,多种方式的档案检索,并由行政部档案室统一监控,确保档案数据的安全性,解决了传统文件与档案资料管理的弊端。


系统亮点:

1、会博通能全面适应天娱广场对档案的分类需求,自定义建立不同类型的档案管理门类,并对应配置相关的档案著录属性,记录档案正文与附件、档案属性(包括编码、二维码、时间等)以及档案存放位置等,从而实现对实体档案与电子档案的有序化管理。

2、根据天娱广场企业内部的管理习惯及需求,会博通提供了覆盖面广,且功能丰富的档案采集功能,帮助企业快速采集原有实体档案和电子档案。

3、会博通根据天娱广场的内部组织结构,为客户提供了可接触密级以及操作行为的二维权限管理解决方案,员工可随时根据需要,按权限取用文档资料,保障档案应用安全同时,又能将公司内部档案价值最大化。

4、会博通为天娱广场提供了档案借阅、归还与发放功能,及其可流程化处理,帮助企业管理所有档案的借阅,包括证照、图纸等纸质及电子档案文件,实现有序化的借阅流程和管理。

5、会博通内嵌提醒功能,如合同执行提醒、证件年检时间提醒、借阅归还提醒等,采用内部邮件或短信的方式,帮助公司员工实现续签合同到期提醒、行政人员营业执照到期提醒等。

6、通过会博通系统,可以清晰查看企业内部工作人员的操作痕迹,包括借阅痕迹和利用情况等,并进行汇总与统计,随时追溯和管控。

7、天娱广场采用了会博通提供的多项安全配置:

      1)全面实现了强密码登录;

      2)某些关键管理员用户,只能使用指定的设备登录;

      3)用户密码以年为周期提醒更换;

      4)输错3次密码即锁定账号;

      5)文档资料在预览状态下的防扩散水印 

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