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河北迅腾借力会博通知识管理系统,实现项目档案的数字化管理

2019-09-26

随着我国社会经济发展速度增快,各类经济活动也在逐渐增加,因此,在这一过程中出现的信息量也呈现出不断增加的发展趋势,纸质档案和传统档案管理工作模式已经无法满足当前社会企业发展的需要。“互联网+”属于时代发展的重要特征,也是世界发展的主要潮流和趋势。


根据当前的时代特征和档案管理工作具体实施的情况,“互联网+”档案管理模式,使得传统档案管理的工作模式得到改变,有效提升了档案管理的工作效率与准确度。


公司简介


河北讯腾工程项目管理有限公司(以下简称:迅腾)成立于2013年3月,注册资金300万元,于2014年2月26日取得政府采购代理资质,2015年8月14日取得中央投资项目招标代理预备级资格。


业务范围


自成立以来,迅腾在政府采购、交通、水利、教育、农业等多个行业积极开展采购招标工作,业务区域以河北省为主,包括保定市、高碑店市、定兴县等多个市县,业务种类包括工程、货物、服务等多种类型。

 

迅腾所面临的项目档案管理问题


随着企业的发展,迅腾所承接的业务也越来越多,从而产生的项目档案资料也随之增加。


在项目档案资料增加的过程中,传统纸质档案管理出现的问题也越来越多,慢慢地降低了档案管理的工作效率。所以这次迅腾借力会博通知识管理系统,驱动企业实现“互联网+”档案管理模式,打造“数字化”项目档案管理平台。


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迅腾工程项目招标管理系统的特色



一、标准化的项目档案的形成


按传统档案管理方式,管理项目档案的时候,由于涉及的人员、部门较多,大家的管理标准不一,项目档案信息将会有所缺失。


会博通打造的迅腾管理平台,可以提供自定义的标准化分类功能(如某项目包括:前期准备资料、项目实施资料、竣工验收资料等分类),当制订了标准的分类以后,管理人员就可以直接按这个分类模版新建及管理档案。同时,在新建项目档案的时候,可按照业务需要,自由定义该项目档案的信息属性,设定选填/必填,或者设置编号方式等,标准化项目档案的信息管理:


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二、提醒功能


由于项目在每个阶段都有特定的时间点和特定的人来完成,但在纸质项目档案管理过程中,由于项目档案的数量众多,管理人员可能很难对每份档案的信息都完全掌握好,任务也不太好进行分派,容易遗忘阶段性的工作实施。


平台提供关键节点的提醒功能,在项目层面可以根据不同的管理节点,设置对应的提醒人、提醒内容和提醒时间,平台就会在对应的时间点提醒实施者进行业务跟进。


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三、自定义档案搜索统计


以往纸质档案管理,企业如想要在海量的项目档案中找到符合某些条件的档案,往往需要多方面配合才能完成,这样做既耽误了员工的时间,也耗费了企业的成本。


而根据平台提供的自定义搜索条件功能,迅腾可以预先设置好常用的搜索条件,例如:设定按当月开标、按项目区域、按招标单位、按招标方式等条件,找出相关项目并进行简单统计汇总,能有效支撑业务的开展。


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四、线上、线下的借还体系


在项目进行过程中,人员繁杂,纸质档案查、借阅频繁,项目档案不知去向的事情经常发生,导致公司蒙受损失和陷入困扰。


根据平台提供的借还体系,迅腾员工想要借用某项目档案资料的时候,可以在平台上发起借用流程,审批通过后,员工可以自行选择线上或线下使用资料,并且平台也会自动保留借用的信息,为以后的项目档案管理提供证据,基本杜绝纸质档案不知所踪的情况发生。


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五、提供专家库


迅腾的业务涉及行业较多,专家资源对其尤为重要,所以平台提供的专家库功能,帮其分类储存行业专家信息,方便有需要时提取资料。例如:当迅腾的工作人员想要找寻某个行业高级职称且有20年经验的专家时,可以快速获取符合条件的专家列表。


迅腾项目档案管理的价值


河北讯腾工程项目管理有限公司借力信息技术,将档案管理系统融入公司日常的项目管理工作中,实现项目档案管理“标准化”、“数字化“及”智能化“。


1、标准化:标准化的分类和属性管理,每一种类型的项目都可以制订一套标准的分类及属性设定,帮助迅腾公司实施标准化的项目信息及档案管理。


2、数字化:实现了项目档案的数字化管理,以及一套安全有序的借还管理方法,管控了项目档案的安全应用。


3、智能化:可自定义的搜索类型可以拿来支撑业务,如:获取每月需要开标的项目等等。除满足对业务的需求外,还可以在关键节点中添加提醒,帮助项目经理及时跟进业务。同时,专家库帮助将专家名录分门别类存储,便于提取利用。

总体来说,迅腾携会博通,不仅响应国家号召,实现档案的数字化管理,还支撑日常的业务的标准化与智能化管理,大大提高了管理效率。




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