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佛山人大实现会议文件管理无纸化

2016-02-17

佛山市人大常委会 会议管理的无纸化之路
                                      
国人大张德江委员长在佛山市人大常委会考察时,非常关注地方人大在基层治理体系和治理能力建设中的重要作用,鼓励大家与时俱进、开拓创新,切实担负起宪法法律赋予的职责。


“常委会议事规则规定,在常委会会议举行前,要将开会日期、地点、建议会议审议的议题以及相关文件等,通知常委会组成人员和列席会议的人员,会议通知、打印文件以及邮寄出去都需要占据工作人员大量的时间,之后,还要汇总是否参加会议的回执情况,文件的签收情况等,这就形成了一系列劳动强度大、周期长、成本高、耗能多的工作。”


“开会前,发送会议通知和收集常委们的签收情况、是否参加会议的回执等,简简单单的是否送达、是否参会,却非常费时费力。”

“每次开会的时候,都需要印刷纸质文件,会议结束之后,保密文件还得销毁,其实是形成了很大的浪费。有时候,也会因为来不及把文件印刷出来,造成议程的延误,影响了会议的效率。”

“常委们工作都依赖着这些文件,经常带着纸质文件奔波,非常的不方便。”

“领导需要召集几位常委讨论一下相关工作,执行起来,要进行多方沟通,协调时间, 还得麻烦常委专门跑一趟,成本高,效率又低。”

“大家经常感叹,如果有办法把会议通知和文件利用网络发送给常委们,还能自动记录签收情况,收集与会回执,再加上使用手机或平板电脑就能查阅相关文件与资料,那么,常委们接收会议通知与文件就不再受时间和地点的限制了,并且,可随时查阅所需的文件与资料,还可以随时相互交流讨论工作,那该多好啊!”


因此,
佛山市人大常委会,
全面实现了会议管理的数字化。


“会议前,可按议事规则规定的时间,通过网络发送会议通知和文件,这些文件,可从OA系统中导入,亦可直接在会议文件管理系统中完成起草、会签和签发的全过程,同时,常委们使用手机或平板电脑,便可接收会议通知与文件,并且,实现了自动签收,自动发送是否参加会议的回执等。”

“会议时
,可同步阅读文件,并可把新增加的会议文件即时上传到系统,供常委们即时阅读,手写修改,并将修改意见及时发送到意见收集箱。开会再也不用纸质文件了,既节约了资源,也避免了不够时间印刷文件造成议程延误的尴尬。

“会议后
,会议文件储存在云端,方便常委们随时查阅参考,不再需要携带沉重的纸质文件奔波。并且,系统提供的即时交流工具,常委们可充分利用碎片化时间,进行工作交流。同时,内部微博使常委们有了个人工作与形象的展示平台。”


山市人大常委会使用会博通会议文件管理系统后,实现了会议文件管理的数字化,会议通知与文件传递的网络化和签收的自动化,阅读的电子化以及常委交流的即时化。

此,丢掉了过于沉重以及有违节能环保的纸质文件,在节约成本的同时,优化了会议工作模式,提高了会务工作效率与质量,省人大相关部门领导考察后,亦给予了好评。

国人大常委会张德江委员长,2015年9月在佛山市人大考察期间,对佛山人大的工作给予了充分肯定。

 

张德江委员长在佛山人大常委会视察工作
                                                                    新华社记者 刘卫兵 摄

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