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实施档案数字化工作的正确方法

2017-09-18



档案是组织内部最为规范的知识,是组织存在的历史依据,做好档案管理工作是一个组织健康发展的需要,档案管理工作是组织管理工作的一部分,是提高组织工作质量和工作效率的基础条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作,是衡量一个组织管理水平的重要尺度。绍林科技认为,综合档案管理体系应该承载档案的全生命周期管理。

因此,档案数字化工作是综合档案管理得以全面驱动的基础,那么,什么是最有效的实施方法呢?

1、数字化实施过程的管理工作

由办公室集中统一领导、管理并实施。

统一管理可以统一标准,保证质量,协调进度,并可提高效率,降低成本。

2、尽量收集电子文档

目前,文档信息的处理大都已实现计算机化,所以,及时和尽可能全面的收集电子文档,不但可降低档案资料数字化的成本,提高档案资料数字化的效率,也可改善档案资料利用效果。

3、数字化过程的流程管理

随着数字化技术的改善,以及数字化实施管理经验的积累,会博通已将数字化处理过程开发成规范化的数字化流程管理计算机程序,使实体档案资料的数字化工作依程序规范、有序的进行,并且,能像飞机上的黑匣子一样详细、具体且无声无息的记录整个数字化处理过程,以方便管理、统计与责任划分。

4、扫描文件通过OCR识别,以方便利用和搜索

会博通内嵌有文件扫描模块,亦容许采用第三方扫描软件,容许采用任何第三方OCR软件。

如果OCR结果仅用于全文搜索,一般可不必校对,但要作为正式文档管理,则需经过校对程序。

5、已有实体档案的数字化处理流程

实体档案资料的数字化工作流程,一般包含以下内容:

  • 1)确定档案资料分类管理架构并依管理职责授权

  • 2)取卷

  • 3)档案资料定义(档案资料著录)

  • 4)拆卷

  • 5)录入卷内文件信息

  • 6)扫描、OCR与上传

  • 7)校对

  • 8)封面、目录打印,案卷重新装订并放回档案资料柜

  • 9)审核确认

等。

6、待归档文件的收集与数字化处理流程

对于已处理完毕,但还未归档的档案资料材料,其处理流程如下:

  • 1)归档材料收集,如有可能,尽量收集到电子文档

  • 2)分类

  • 3)档案定义(档案著录)

  • 4)录入卷内文件信息

  • 5)扫描、OCR与上传,如有电子文档,则不一定要扫描纸质原文件

  • 6)校对

  • 7)封面、目录打印,案卷装订并放入档案资料柜

  • 8)审核确认

等。

7、档案数字化处理的发展建议

会博通已具备全面、完整且非常专业的档案资料管理功能,未来的数字化重点应放在数字化归档材料的收集上。

会博通的应用已延伸都办公自动化(OA)的范畴。例如,利用会博通实施公文管理,提供涵盖公文的草拟、校对、复核、审批、封发等,直到形成成果文件后的归档、再利用等,可以照顾到公文的整个生命周期的管理。这种工作方式可以有效应对OA系统中档案管理功能的不足,或者采购档案管理系统和开发接口所产生的额外费用,起到了改善工作流程,把信息化、自动化管理落到实处,真真正正提高管理效率。当然,会博通也提供了二次开发接口,通过二次开发,可按需要,实时、自动的将其他系统中的待归档材料转入档案资料数据库中,以方便归档、管理与利用。

档案资料数字化后,对于数字化文件进行校正并加盖归档专用的电子印章,固化数字化文件,应该是一种非常好的档案资料数字化安全管理措施,建议条件成熟时采用。另外,二维码、条形码与电子标签的应用,将有效提高档案资料管理的科技含量、管理水平与管理效率,建议适时采用。

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