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别让档案管理成为你的包袱!

2018-04-14


为什么XXX部门的档案还没移交?


这份XXX档案怎么少了一份文件?


这份档案上次是谁借走的,怎么这一页被撕掉了?


http://s13.sinaimg.cn/mw690/006wN2UMzy7gFqMRXcM5c


上面的例子,是我在客户处耳濡目染到的最直观的关于档案管理的信息,我想这应该是档案室的日常了。你们是否发现,上面几句话,从专业的角度可以概括为:档案管理的协同化、有序化以及安全化。这里我不是要推销产品,不是王婆卖瓜,这次我将从档案如何有序化管理,并促进再利用的角度,分享本人对档案管理的意见和做法。


先扫一下盲,档案是什么呢?


简单来讲,档案是对我们企业、组织有促进作用的重要材料。


那么档案管理的对象又是?


没错,诸如合同、报表、凭证、会议纪要、工期计划等等都可作为档案管理的对象。


再考考你,档案管理又是什么?


好吧,我就不卖关子了,通俗点来讲,档案管理就是根据相关的制度规范采取合适的工具和手段对档案管理对象进行有序化的管理,并促进有效利用的过程。


http://s13.sinaimg.cn/mw690/006wN2UMzy7gFqOWoZC9c


所谓无规矩不成方圆,档案管理有序化相当重要。我想吐槽一下传统的档案采集和管理方式,基本是一招鲜吃遍天,一个Excel闯天下。所有资料不管什么,通通用Excel来管理,我不否认Excel的强大和实用性,但往往术业有专攻,管档案的事,还是交给档案管理软件吧,有点跑偏了。我只想说,随着档案改革的不断深化和电子信息化的不断发展,传统的档案管理方式已经过时了,所以,与时俱进吧,把档案管理重视起来,别让其成为你的包袱!


如何做好档案管理呢,我认为应遵循以下几点准则:


1. 建立健全的档案管理制度,这是做好档案管理的前提;


2. 采用先进的管理工具,提高档案管理效率;


3. 充分发挥领导的号召力,提高部门人员管理档案的思想,调动部门的积极性;


4. 充分发挥档案管理员的主观能动性,部门之间共同协助完成档案管理工作;


5. 部门之间形成有效的档案管理流程,将档案管理流程化、规范化。


做好以上五点,从而实现档案管理规范化、全面化、协同化、高效化、安全化与移动化。


怎么做?请看我细细道来:


规范化的档案管理


不要一味照搬国家标准,应该在切合组织本身业务需求的前提上,建立符合组织自身需要的档案类型与其对应的属性,同时,能实时统计且以图表展现的库存档案情况,才能全面实现管理各类型档案资料的理想。


http://s13.sinaimg.cn/mw690/006wN2UMzy7gFr6KFxG9c


全面化的档案管理


应该在符合国家标准的前提下,制定档案管理制度与相关的流程规范,并采取信息化手段实现从档案采集形成、存储积累到再利用的全生命周期管理,实现实体档案和数字化档案的一体化管理。


http://s6.sinaimg.cn/mw690/006wN2UMzy7gFraA4ZL65


协同化的档案管理


应该追溯到文件的形成,在文件没有被分类立卷的时候,就应该考虑文件的保存。利用档案管理系统,从档案录入、扫描、移交到归档全流程实现自动化,一环扣一环,减轻档案管理员负担的同时,保证了档案资料的完整性。


http://s4.sinaimg.cn/mw690/006wN2UMzy7gFrdyUfN53


高效化的档案管理


应该以综合档案管理系统替代传统的手工采集档案的形式,利用系统的批量导入、表格打印,全文搜索,档案编研,借阅与归还等功能满足组织人员的不同需求,将档案管理的效率提高。


http://s15.sinaimg.cn/mw690/006wN2UMzy7gFrfmbWm6e


安全化的档案管理


传统的档案管理方式无法追溯档案的相关责任事件,发生事件无迹可寻。应该以信息化手段记录用户操作日志,防止相互推诿;设置水印,防止恶意扩散;根据不同的角色职责进行细粒化的权限控制;进行借阅与归还管理,有效管理档案出入口,将档案管理工作做到极致。


http://s9.sinaimg.cn/mw690/006wN2UMzy7gFrgWbgY58


移动化的档案管理


移动端的档案管理可不限时间、不限地域的查看、阅读和利用档案资料,更加方便快捷。


http://s7.sinaimg.cn/mw690/006wN2UMzy7gFrjO5gi86


感谢你还没睡着,我将举一些实际的例子,作为全篇的完结:


某供电局其将下属各变电站连成网络,共享科技档案和相关知识,即使第一线的维护工人,在进行电力设施维护时,亦可利用搜索平台在现场依权限查找工作所需的图纸和资料,为现场维护提供必要的知识支持;


某著名电梯企业采用档案管理系统,将广州、上海、北京及各分支企业连成网络,按权限共享文书档案、客户档案、产品档案、图书资料、合同等信息,实施文件管理,专业档案管理,图书资料管理以及质量资源管理,同时还利用系统从档案录入、扫描、移交到归档全流程实现自动化,环环相扣。


 


 


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