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企业档案管理软件的重要作用

2018-04-16

公司有很多财务报表,合同文档,客户资料等,这些是公司的绝密资料,既然是文档总要给人看,既然给人看又怎么能防止泄密呢?你还在用共享文件夹、优盘拷贝、电子邮件这样的原始的方式传播如此重要的文档吗?那您真是彻底OUT了!员工跳槽,计算机病毒、木马时时刻刻在严重影响文档的安全!使用可以解决文档的安全共享问题,重要的文档被安全存储在公司服务器上,通过客户端,有权限的员工才可以接触到这些文件,最重要的是:他们只能阅读,不能拷贝、不能截屏、不能打印、不能另存带走!公司的某些文档也许可以被设置为允许打印和导出,但是必须有日志,谁看过,谁打印过,谁导出过都有详细日志记录。

 

小王必须把一份方案发给几个同事共同完善此文档,之前只能通过电子邮件或QQ传文件,优盘拷文件的方式分发。每个人修改了什么不清楚,几个同事之间也互不清楚修改进度。有了,小王可以在系统内分发此文档给指定的同事,每个同事修改形成的版本这几个同事之间都可以追踪并直观的被看到。更绝的是:王先生在发布这个文档的时候可以设置某些编辑者只能打字输入,不能拷贝、打印和另存,杜绝了文档泄密的可能。

 

经理级需要发文给所有中层干部,在文档管理系统平台上,只需点一下“中层干部”群组,所有中层干部登录后将能看到这份文件,更重要的是,经理级可以知道这份文件被谁在什么时间看过了,谁还没有看。

 

计算机时代,IT技术人员权限真的好大,会不会公司任何文件都能被他看到?系统管理员界面不涉及任何文档,系统管理员所做的仅仅是设置用户,设置部门等操作,即使是系统管理员也绝对无权看到不属于他看的文档。而系统管理员所做的每一步都是被日志详细记录并可被调阅的。这样的知识文档管理方式才符合现今管理的要求!

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