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您意识到档案管理对企业的作用了吗?

2018-04-20

一个企业从创立到不断的发展壮大,在这过程中所形成的文件文书、财务报表、人事资料、信用凭证、科技成果、企业活动图片、录音、录像、实物等有关企业的资料,这些资料反映了企业的发展历程,也是企业发展过程中积累的经验财富。随着我国计划经济体制向社会主义市场经济体制转变,要想在激烈的市场经济竞争中站稳脚跟,开拓市场,必须改变事业单位计划经济模式,转换经营机制,推行现代企业管理。企业档案资料对企业发展具有良好的促进作用,良好的档案管理可以在企业科技发展过程中起到催化剂作用。

一、档案在企业管理中的作用

1.可以提高企业的科学决策:在竞争日益激烈的市场经济时代,优秀的企业家可以通过汇集各面信息,然后通过分析企业档案中的各种资料、数据、信息,总结经验和教训,查找不足,可以对企业的发展和管理做出科学决策,所以说企业如果没有资料、数字、信息作为参考,那么企业管理者就无法在瞬息万变的市场中捕捉机会,获得发展优势。

2.通过档案信息企业可以借鉴以往的经验教训:吸取有价值的信息,最大化简化工作程序,提高企业管理效率。对企业档案利用已经贯穿于企业档案管理中的始终和各个环节,企业所开展的一切业务活动等都离不开企业档案工作作为依据和参考。

3.企业档案科学管理将会对企业经营发展具有特殊的推动作:企业在做出重大决策时可以借助过去发展中积累的档案资料分析总结不足,使决策更为科学和及时,同时企业在日常的工作中可以借助以往档案资料反映出来的有效经验财富,促进企业的科学发展。

4.企业档案是企业发展的有效凭证:企业在经济发展过程难免要与其他企业或商家等发生各种纠纷。在纠纷过程中企业可以借助真实记录企业知识创新的过程、内容、结果的企业档案为凭证,特别是产权纠纷,这些资料就成为了企业进行维权的重要的法律凭证和企业保护知识产权的有力武器。

5.企业档案管理的安全性:是对企业管理和保护,做好档案的保密工作,遵守企业档案中所包含的涉密事项,来保护企业的知识产群,防止企业档案的丢失、泄密和失密现象的发生,就可以有效的保护企业合法的知识产权,严格维护企业的合法权益。

二、企业档案在管理中应遵循的基本原则

1.档案资料科学分级,管理统一规范:企业档案机构在进行档案资料管理时要科学对企业相关资料进行统一分组和集中管理,为确保管理的规范性和科学性,企业管理机构要及时健全完善企业内部统一的档案管理制度,注重对各种文件材料的形成和积累,对企业各部门和各种载体档案进行管理,并且按照特定的要求科学的进行分类整理,对企业全部档案进行统一综合管理,以确保企业档案在企业发展过程中能够有效的被利用。

2.遵守管理标准:企业档案管理是一个复杂的管理系统,不能仅依靠行政手段和凭经验进行管理,他需要具有统一的标准,不然必然会造成企业档案管理系统混乱,对企业的发展造成损失。而且企业档案在管理中必须要做到有章可循、有法可依。

3.坚持以人为本,严防档案泄密:企业档案工作是项政治性、科学性、社会性很强的工作,企业档案管理人员在管理中必须要紧密结合企业发展实际,确立以人为本的观念,强化强烈的事业心和责任感,坚守良好的职业道德、高度的组织性、纪律性和警惕性,从而严防企业档案失密、泄密等问题发生。企业档案管理人员在日常管理中要有坚持日常收集企业管理原始凭证、文件记录保存的习惯;在进行收集的过程中要有严格按照程序制度逐级办理的手续履行,整理收集回执、查询的记录原始材料的意识,特别是要对那些记录企业发展及管理的原始件孤本更要尤为重视。

三、强化企业档案管理信息化的要求及措施

1.建立和利用网上登记制度:在强化企业档案管理过程中要及时通过先进的管理技术手段,记录企业有关利用者对档案信息的访问情况,从而通过严格的利用效果登记制度,系统全面了解利用者查阅档案材料的具体效果。

2.深入基层随机走访用户:在管理过程中企业档案人员要经常性地深入企业基层,向企业广大用户直接了解利用档案信息产生的效果,以及广大用户对档案管理机构各种提供利用方式的满意程度和对档案部门管理的意见和建议,以方便及时改进企业档案管理的措施。

3.对反馈工作定期总结企业档案管理机构要定期向用户发放利用情况调查表,并定期对用户反馈信息进行总结分析,以便对档案信息化系统进行更为科学的管理,从而控制和消除系统反馈控制执行中的误差,保证实现企业预期目标。

会博通认为,档案是组织内部最为规范的知识,做好档案管理工作是一个企业健康发展的需要,是提高组织工作质量和工作效率的基础条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作,是衡量一个组织管理水平的重要尺度。

利用会博通管理档案,将使企业的档案管理水平快速上升到知识管理的高度,并使档案具备知识资产的属性,结合会博通的档案全生命周期管理体系,让档案资料成为能为日后提供重复利用、历史借鉴以及促进改善功能的重要材料。

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