资讯

您当前位置: 首页 >> 知识学院

如何有效进行项目文档管理

2018-06-21

无论是企业的日常工作或是一个项目的开展,都需要涉及到文档,并且,文档是项目各个阶段成功实施的关键证明以及成果材料。也正因此,我国企事业单位对文档的管理也越来越重视。特别是在项目开展和管理中,所涉及的文档量是非常大的,通常情况,在一个项目中都会确定专门或兼职的项目文档管理员。项目文档是保证项目质量的关键工作,项目管理的过程中管好文档是很重要的一个方面,但是面对浩如烟海的项目文档,该如何有效管理呢?会博通为您做出以下建议:  

将项目文档进行分类

根据内容或者进度来分类:根据内容或者进度不同将项目文档分成若干子项目,每个子项目设置一个存放文档的文件夹,用以归档该子项目所属的文档文件。根据子项目分别建档保存:将项目中产生的文档必须按照项目下的子项目分别建文档进行保存,项目下面的文档只能用来存放项目级的文档,如工作进度报告,联系人清单,已经成型或暂时有效的方案、规范等非临时性的文件;根据不同的子项目进行归档:将具体工作中的文档按照所属不同的子项目文件夹进行归档存放。

接收文档的命名格式

在每一个子项目文件夹中应当设置“接收文档”文件夹,保存从外部获得的文档。所有从外部获取的文件,必须按照固定的格式重新编著文件名,文件名要标明:标注编号、原文档名称、接收时间、发送人、版本号、状态号(非必须)。例如:001.[数据汇总表]_20180612_会博通_V1.5_最新版本。其中,同一种文档不同版本的序号标注一样,这样可以方便在一个文件夹中查看同一系列的文件,当文件夹中文档非常多,且接收的相同文档可能名称不一致,通过此类方法,设置列表显示、按名称排序,将会很方便的显示同系列文档。

发出文档命名格式

在每个子项目文件夹中应当设置“发出文档”文件夹,用来保存工作中涉及到的对外发送的文档,以达到对自己所发文档清晰明了易于查找的作用,发出文档的编码方式为:序号、原文档名称、发出时间、发送对象、版本。发出文档的命名要明确,原文档名称可采用工作区文档名称或者所收到文档的名称,同一文档不同版本要序号一致,根据版本号却别;以方便在以后的工作中分类查看。

文档工作区设置原则

在子项目文件夹中设置一个工作区,工作区中的文档应当按照易用性、正确性、全面性的原则进行安排设置。(注意:该工作区不需要再创建新的文件夹,直接使用子项目文件夹这一层级),工作区用于存放工作中自己创建的文档,或者是对接收到的文档进行修改后直接使用时进行存放,此类接收到的文档需要进行相应的调整,以满足自己工作要求,同时如有新的版本不同的文档收到,可视情况对工作区中对应的文档进行更新,或者在工作区中创建新的文档进行保存。

设置文档的归档区

要在项目管理的全过程中,特别是在项目结束之后,对各种项目文档进行定期或不定期的总结,从中深入挖掘项目的进展信息和成败经验,以形成项目管理资产库,最后还应在子项目中设置“归档区”文件夹,此文件夹用来保存子项目工作中已不再使用的文档,全部都来自于工作区,如旧版本的汇总、中间文档等。

  

做好项目文档管理工作,可以方便查询文档来源和去向,更方便我们的使用,从而大大提高工作的效率和质量。所以我们应该培养自己文档管理的意识,把文档管理的工作做好,毕竟如果文档过于分散,会给我们获取文档时带来不便,而且也会增加文档的潜在威胁。

 

 



广东绍林科技开发有限公司版权所有 粤ICP备05045267 网站地图| XML地图 排名支持:佰蜂网络

热门搜索: 档案管理软件| 文档管理软件| 知识管理软件| 知识管理系统| 办公管理系统| 文档管理系统| 证照管理系统| 时间管理系统| 档案管理系统| 会议文件管理系统