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您离规范的文档管理还差多远?

2018-06-26

在工作中,我们难免要接触到文档,超过70%的企业员工高达80%的时间都在处理文档资料,文档资料是工作成果以及信息上传下达的主要载体。如果疏于管理文档,便会导致文档混乱的情况,造成工作效率的降低,特别是在建立现代企业制度中,文档管理工作都占据着举足轻重的地位,做好文档管理工作,可以提高企业工作的效率和质量。

首先,我们来看看企业文档管理普遍存在的问题:


纸质文档管理存在的问题

1、录入难:纸质数据需要人工录入到电脑系统,工作量大;

2、共享难:纸质的信息很难快速共享给相关人员;

3、查找难:纸质的文档归类储藏后,很难快速找到需要的文档;

4、核对难:电子化的文档很难快速和原文档进行匹配,导致电子信息的确信度验证上比较麻烦;

5、易出错:录入大量的纸质信息难免会出现信息错误,核对起来难度较大;

6、影响效率:纸质信息未能及时录入系统延缓整个工作流程,工作效率大打折扣。


企业电子文档管理存在的问题

1、由于缺乏体系化的文档命名规则,文档制作完毕后命名又成了新问题。

2、许多文档是过程文档,其完善直至归档会经手多人并产生多个中间版本,识别成本较高。

3、没有完整的操作记录,文件修改更新后不知道操作人、操作时间、修改次数等信息,出现问题后更是容易造成相互间推诿责任。

4、通过文件命名区分的方式保存多个版本,当文件修改频繁,版本数量不断增多,极易发生文件冗余、版本混乱、查找困难等状况。当传递分享文件时,更是容易出现发送错误版本给对方的尴尬情况。

5、企业文档在发布前往往需要审核,审核意见若依赖传统的邮件或即时通讯工具,其便利性将大打折扣。

6、大部分企业都缺乏对成果文档的管理,审批完之后则难以找回。传统的企业文档管理大部分都依赖文档服务器。文档分类过多或层级过于复杂导致找不到想要的文档的“恶性“事件时有发生。此外文档重复储存、各部门文档不统一存储(或散落于个人PC中)的极端现象也有很多。

7、信息化系统要能成功推动都有一个共同点,即是用户真切在应用中获得便利以及效率的提升。文档管理看似可有可无,但在企业层面这非常重要,任何不规范的管理都会对企业造成很大的成本,因此,参与度会是一个非常重要的问题。

8、文档搜索应用基本靠Windows默认搜索,面对海量文库此举会很乏力。异地办公能接入企业文件服务器内网要绕个大弯,好不容易进到服务器找到了目标文档,又要面临犹如龟速般的文档打开速度考验,很多人会选择下载到本地。或者,直接放弃。

9、由于没有统一的文件管理平台,不能实现文件协同办公,在文档修改迭代后,未及时通知其他人,经常发现仍有人在使用旧版文档,同时流通着多个不同版本的文档。

 

解决文档管理的方法

1、采用文档管理系统实现集中统一的管理。

每一位用户都可以在文档管理系统中拥有一个私人的存储空间,以便于存放日常工作的文档。而部门以及企业层面的文档则按照权限开放给用户应用。集中统一的管理不仅能帮助企业将员工的文档资料统一管理起来,并且可以使得文档资料根据权限公开应用,让员工可以随时应用。

2、采用规范化的变更流程,留存变更信息以及历史版本。

拥有权限的会博通用户都可以对文档发起变更流程,发起后可套用模板或自由流程实施文档的变更。变更时,文档处于锁定状态,其他有权限的用户仅可预览,待文档变更审定后,即可替换成最新版本并将旧版本保存成历史版本供有权限的用户查阅。文档进行变更后不仅可以保存历史版本和替换最新版本,而且变更过程的痕迹、修改的内容等都会保存下载,为您提供最为规范化的管理。

3、文档的可流程化处理。

会博通所管理的每一个文档信息都可以发起流程,不仅用于文档的变更或借用,还可以进行分析、协同撰写、审核等工作,可以自由套用流程模板或自由设置流程,以便于实现个性化的文档工作协同。

4、规范化成果文档的管理。

一般企业都对文档形成的过程做了非常严密的管理,但是,一旦文档形成之后,后续的使用以及权限所属则受到了非常大的限制,经常会出现,以往的文件找不到、新来的同事看不到等情况,需要经过多方沟通获取再传输的方式,效率低下。会博通除了实现日常的文档协同工作之外,在流程中即可对成果文档进行发布或归档操作,把成果文件形成的过程以及相关审批表单等信息全部保存下来,发布或归档后按照权限提供查阅,避免了成果文档难以查找应用以及邮件或即时通信工具传输造成的版本错乱及应用不便,大大降低了企业文档的应用以及管理成本。

5、使用即开放又规范的方法提高参与度。

企业需要一套能让组织人员可以实现在业务流程之上和业务流程之中进行文档管理。意思是,在业务流程中,通过员工合作、收集和共享信息,结合规范化流程、组织惯例使工作更加容易;在业务流程上,如遇到问题时,可以停下工作程序,利用其它方式进行学习、反思、探索和分析来解决问题,这时候即时交流工具、问答平台、论坛等工具将扮演一个重要的角色。

再者,我们可以上升到知识管理的范畴,重要的知识内容(文档是知识的主要载体)可以通过知识地图出现在企业人员的教育契机中,企业人员尝到了知识地图带来的效益,从知识管理中受益,越来越多的组织人员参与到知识管理中,例如绘制以个人经验的知识地图供内部应用,从而使得产生更多的且针对性更强的知识地图,去响应更多的教育契机,让组织人员不断学习不断进步。

6、搜索平台是接入文档的重要工具。

会博通提供强大的检索功能,支持关键词检索、全文检索、类自然语言搜索、二次搜索等多种检索方式,并且检索结果是根据工作职能与授权决定的,可帮助用户快速定位所需要的文档资料。

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