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企业规范化的文档管理

2018-06-29

企业做好文档管理工作可以有效提高员工的工作效率和质量,同时也可以保护文档信息。当前,企业文档管理工作正面临着深刻的改革,那么在这样的环境下,我国企业应该如何做好文档管理工作呢?下面会博通给你分享一些企业文档管理的方法:

 

划好企业文档管理工作

1.规范化、科学化的文档管理,是企业首要做好的一项基础性工作。

文档是一种重要信息资源,他是企业的成果文件,承载着企业发展经营中的经验,过程以及结果,文档管理工作作为信息产业的组成部分,作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作,同时作为与企业同步发展的无形资产,在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。

2.增强做好文档工作的自觉性,积极拓展文档信息资源。

进一步增强做好文档管理工作的自觉性,尽快突破办公室当前文档以个人为中心的管理方法,行政、人事文档保管单一的阶段,在规范文档管理的前提下积极拓展文档管理以及共享的范围是当前文档管理工作的一个重点。

3.自觉提高业务技能,适应新形势下文档工作的新要求。

努力提高自身专业知识和业务能力,认真研究文档工作中遇到的新情况、新问题,完善文档管理制度加强文档管理的规范化建设,健全各项文档制度,制定相关管理制度,这是新形势下文档管理工作的基本要求。文档工作既是一项业务性工作,又是一项管理服务性工作。

4.建立健全文档管理制度,确保文档管理工作规范化开展。

文档资料是企业专有知识的主要载体,是一种无形资产,也是企业的宝贵财富。为保文档信息资源不流失,要建立健全文档管理制度,有了规章制度的规范和约束,才能保证文档工作规范化的实施开展,这也是文档管理工作顺利进行的保证。很多企业觉得文档都有交接,企业经验可以延续下来,其实并不然,文档的易用性和可用性还是存在非常大的局限性。

 

利用文档管理系统做好文档管理工作

文档对于企业是非常重要的,所以文档管理系统对企业更是重要,可以方便企业寻找,管理。而最常见的企业文档一般都以电子文档的形式存在,比如会博通综合知识管理系统.doc格式,xls格式,ppt格式,pdf格式等;从内容上,可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、竞争对手资料、项目文档等。这些文档,可能是过程性质的,也可能是公司正式发布的文档,可能处在编写阶段,也可能是已经归档不能再修改的。

随着信息化进程,文档管理越来越受到企业的重视,但是企业在进行文档管理的过程中,经常会碰到以下的问题:海量文档存储,管理困难;查找缓慢,效率低下;文档版本管理混乱;文档安全缺乏保障;文档无法有效协作共享;知识管理举步维艰等。因此,企业需要打造一个高效,安全,易用的文档管理软件。通过该系统软件,企业可以集中存储和管理海量的文档和各类电子文档。系统提供了更加严谨和灵活的权限管理机制和文档共享机制。通过文档管理系统,企业可以很安全和便捷的管理文档的存储,分发,打印和下载;以及在线预览,文档检索,流程管理和审核等。

 

实现规范化的企业文档管理

1、 采用文档管理系统实现集中统一的管理。

每一位用户都可以在文档管理系统中拥有一个私人的存储空间,以便于存放日常工作的文档。而部门以及企业层面的文档则按照权限开放给用户应用。集中统一的管理不仅能帮助企业将员工的文档资料统一管理起来,并且可以使得文档资料根据权限公开应用,让员工可以随时应用。

2、 采用规范化的变更流程,留存变更信息以及历史版本。

拥有权限的会博通用户都可以对文档发起变更流程,发起后可套用模板或自由流程实施文档的变更。变更时,文档处于锁定状态,其他有权限的用户仅可预览,待文档变更审定后,即可替换成最新版本并将旧版本保存成历史版本供有权限的用户查阅。文档进行变更后不仅可以保存历史版本和替换最新版本,而且变更过程的痕迹、修改的内容等都会保存下载,为您提供最为规范化的管理。

3、 文档的可流程化处理。

会博通所管理的每一个文档信息都可以发起流程,不仅用于文档的变更或借用,还可以进行分析、协同撰写、审核等工作,可以自由套用流程模板或自由设置流程,以便于实现个性化的文档工作协同。

4、 规范化成果文档的管理。

一般企业都对文档形成的过程做了非常严密的管理,但是,一旦文档形成之后,后续的使用以及权限所属则受到了非常大的限制,经常会出现,以往的文件找不到、新来的同事看不到等情况,需要经过多方沟通获取再传输的方式,效率低下。会博通除了实现日常的文档协同工作之外,在流程中即可对成果文档进行发布或归档操作,把成果文件形成的过程以及相关审批表单等信息全部保存下来,发布或归档后按照权限提供查阅,避免了成果文档难以查找应用以及邮件或即时通信工具传输造成的版本错乱及应用不便,大大降低了企业文档的应用以及管理成本。

5、 使用即开放又规范的方法提高参与度。

企业需要一套能让组织人员可以实现在业务流程之上和业务流程之中进行文档管理。意思是,在业务流程中,通过员工合作、收集和共享信息,结合规范化流程、组织惯例使工作更加容易;在业务流程上,如遇到问题时,可以停下工作程序,利用其它方式进行学习、反思、探索和分析来解决问题,这时候即时交流工具、问答平台、论坛等工具将扮演一个重要的角色。

再者,我们可以上升到知识管理的范畴,重要的知识内容(文档是知识的主要载体)可以通过知识地图出现在企业人员的教育契机中,企业人员尝到了知识地图带来的效益,从知识管理中受益,越来越多的组织人员参与到知识管理中,例如绘制以个人经验的知识地图供内部应用,从而使得产生更多的且针对性更强的知识地图,去响应更多的教育契机,让组织人员不断学习不断进步。

6、 搜索平台是接入文档的重要工具。

会博通提供强大的检索功能,支持关键词检索、全文检索、类自然语言搜索、二次搜索等多种检索方式,并且检索结果是根据工作职能与授权决定的,可帮助用户快速定位所需要的文档资料。

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