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简析如何更好的运用知识管理系统

2018-09-03

许多知识管理系统项目开始实施的时候其实是站在知识的立场上,而不是站在“知识工作和知识员工需要用什么样的知识解决他们面临问题”的立场。许多企业老板讲:我们公司经过多年的经营发展,积累了不少经验、教训,我要把这些东西“存起来”,我要做知识管理

 

我们现在对知识管理”的认知,是受盛行于美国的方法所影响,也即把“信息科技”和“知识管理”画上等号,把“知识管理”当成了一个项目在运作。他们认为知识是一个固定的资源池,可以进行细致分类,可以被标准化管理,例如创建知识库。同时,技术被认为是发掘知识资源的有效工具,这些技术越多越好。正因如此,大多数管理者被此迷惑,纷纷上马所谓的“知识管理项目”。但是,慢慢地,这些高管会为在“知识管理技术”上所花费的费用感到惊愕,并且,虽然信息被大量囤积,知识被大量地“制造”,但是对这些知识有什么用、该怎么用?要如何利用信息和知识帮助决策?如何对销售起到帮助?他们却毫无头绪。

 

我们需要注意以下两个关键点:

一、要思考为什么我们要推行知识管理,企业的关键知识在哪里

此时,你要问自己几个问题:

1、所获取的知识能否满足短期的竞争需要?

2、该知识内容是否能帮助您创新和满足客户的长期需求?

3、该知识可以应用到什么地方,应该怎样被应用?

4、如果该知识能很好地被共享和应用,所带来的的改善是什么?

5、该知识是企业的关键知识吗?

 

考虑的是定位企业的关键知识内容,这些知识内容是可以满足竞争需要的、可以满足客户需求的、可以被有效利用的、可以实现改善目的的。定位好关键的知识内容之后,便要使用大数据的理念管理企业知识,因为不同类型、性质的知识内容都有它都有的属性标签,此时,采用的知识管理系统不仅需要满足多层级的分类管理需要,还要支持给知识内容自定义属性标签,这一能让知识内容更新容易被定位,同时也可以响应后续的分析需要。

 

二、要思考怎样的知识管理才能给员工真正的带来帮助与增值

成功实施了知识管理并从中获取了对应的商业价值的企业都有一个共同点:这些企业的人员都尝到了知识管理带来的效益。

当我们遇到了问题和机遇的时候,我们会进入一个非常投入的学习状态,这一刻所学习的知识好像会比在其他时间学到的更容易使用和保留,这个其实就是教育契机,要把知识掌握牢靠,就是把正确的知识,足够的细节以及恰当的时间共享给适合的员工。

其中的重点是能有效地响应员工的教育契机,把正确的知识,足够的细节以及恰当的时间共享给适合的员工,让员工真正发现知识管理的重要性以及可以带来的帮助,这个时候我们才能期望员工可以进行分享,甚至我们可以对知识内容进行评价,并设立奖项进行激励,这是一个长足的良性循环。

很多企业认为知识管理系统的建立是一锤子买卖,往往忽略了维护工作以及与实际工作的结合。市场竞争形势以及需求是瞬息万变的,知识内容不仅要适应当前的需要,还要能根据变化以及对应遇到的问题进行维护。这样不仅要专门的团队进行维护管理,还要规范化、流程化管理日常工作,让每次协作都留下与其相关的成果文档,为企业知识库不断地补充重要知识。


在新的知识经济时代我们所倡导的新型的企业知识管理模式,并非只是人员、信息技术、业务流程三者的简单组合。知识管理成功的重点在于对重要知识的成功定位,重要的知识内容可以通过知识地图的形式出现在企业人员的教育契机中,企业人员尝到了知识地图带来的效益,企业人员也能从知识管理中受益,越来越多的企业人员参与到知识管理中,例如知识地图的绘制,从而产生更多的且针对性更强的知识地图,去响应更多的教育契机,让企业人员不断学习不断进步。新的企业知识管理模式结合了对企业过去、现在与未来知识的管理,同样的,并非传统意义上的积累、继承与简单应用。

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