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证照竟然可以这样管理!后悔没有早知道

2018-11-14

一个规范的企业,所拥有的经营证照、资质证书、资格证书、发明专利、与资质有关的个人证件等证照成千上万,这些证照都是企业实力的重要体现。因管理不善,经常会出现过期而不自知、查找困难、借还不知去向等尴尬情况,如何有效管理、快速维护好这些证照,为企业的生产经营活动提供及时高效的证照管理服务,已是摆在企业面前的一项非常紧迫且重要的工作。


证照方面普遍存在一些共性的问题,例如:

如何对证照进行分类?

如何根据使用部门的职责职能划分证照的使用权限?

怎样管理可以使我们能快速的查阅或存取证照,又不会造成不知去向等问题?

怎样的应用方式能保障证照的使用安全?

……

其实很多企业都非常清楚以上的问题,纷纷出台管理制度,以求实现规范化的证照管理:

1、  证照及资料由专人负责统一保管

1)  证照保管、登记、备案。保管所有证照避免丢失或损坏,如出现立刻向主管领导报告,并及时办理证照的挂失和补办手续,同时追责相关责任。

2)  负责各种证照的申报、登记、变更、年检、延期、注销等工作,规定时间内完成证照年审、变更、延期

2、  证照的使用管理

1)  借阅、借用、复印证照资料的登记,填写《证照领用、归还登记表》写明事由及拟用证照资料名称、归还期限等,并经上级同意的签名或流程邮件,再去相关部门办理手续。

2)  仅凭主管领导签批《证照领用、归还登记表》办理借用、借阅、复印等业务,其它任何人提出的任何要求,均不予受理。

3)  凡借阅、借用证照资料,必须在申请日期内归还,不能按时归还的应请延期,手续与上诉1相同重新申请。

4)  确保证照借用、归还登记的及时性和完整性,并及时追踪证照使用情况。

3、  不许擅自使用公司的证照进行各种担保

4、  电子档件的保存和对外使用规范。

5、  因人员的调动、离职等,必须严格交接转移手续,做好相应的交接工作和交接表格。

6、  没有按以上的管理制度或保管不善、文件的损坏、丢失等承担相关的责任(至于什么相关的责任小编我就不细说了,这么伤心就不提了)

制度是有了,但怎么去实行?怎么去分类?怎么查询?怎么保管等?

空有制度,落实不了的情况还少吗?

 

来让小编给您出几招:

怎么实现适合企业的证照管理分类?

企业可以根据管理需要及实际情况,按证照的性质、类型,或者按公司的管理部门自由定义分类。所以,每个公司都可以自已定义符合自己的证照管理分类方式,例如某集团先按照经营单位(总公司、分公司和分支机构)为大类,再按证照性质分为基础类证照、生产经营类证照、资产权益类、项目许可类等证照分类。

 

可以自由分类才是王道,每个企业的证照应用场景都有所区别,自由的分类才可以完全匹配到实际的管理要求

怎么实现规范化的证照管理?

第一,我们要定义证照的相关属性。例如:证照编号、责任人、发证机关、状态、有效期、存放位置等。这些都是证照的重要信息,除了可以定义信息的性质之外,还能帮助我们更快地找到对应内容,也能为后续的统计、分析提供支撑。

另外,不同性质的证照,其陈列和保管方式也会不一样,如营业执照,需要悬挂在企业办公场所的显要位置,而房产证等资产性证件则可能是存放于保险柜中,通过系统不但可用文字标示存放位置,也可以图示化的方式体现存放地点。

第二,证照的分类与属性的自定义,帮助企业实现了管理不同类型、来源、性质证照的目的,但是,证照是会日益增加的,所以,每一份证照都应该设置多个提醒事项,用于证照年检、换证、延期等工作的提醒。如下图所示:

第三,对重要的证照文件按职责职能划分权限,配置组织、部门、个人或者是来访者的权限限制,这是对证照的又一重安全管理。

怎么智能管理证照可以既安全又高效?

搜索平台快速定位企业证照

我们可以通过组合关键字组合搜索条件或者是二次搜索等方式,通过搜索平台,更快更精准地找到我们所需要的证照。但是,有一个需要非常注意的地方,就是要确定好权限的边界,搜索结果必须遵循设定好的权限

 

借阅与归还的可流程化处理,准确记录证照的利用情况

各个分支机构、下属公司或是部门,这么多的证照使用人员,证照的在库情况,借出了在谁手上,借阅归还的情况是怎样的,如果单单依靠人工管理,时间一长就不知去向了。因此,企业应该按实际管理规定制定借阅、借用、复印证照的标准化流程

借用时,只需要把搜索出来的证照,像把商品添加到购物车中一样,勾选证照即可放入收纳盒,并发起对应证照借阅申请,满足借用人对纸质证照的借阅或借用、电子证照的临时借阅以及复印/打印件的借用需求。

 

在申请流程中,可以套用根据企业管理制度,自定义设计的表单以及流程模板,不同密级的证照还可以自动匹配不同的批准人或申请流程,申请人、借阅清单、归还日期、借阅用途等申请信息自动获取,并自动记录借出与归还的时间节点,管理人员可以通过图表形式,实时查看证照库存,以及证照利用情况记录清晰,随时追溯。

 

方便组合的安全机制,能让企业证照得以安全的利用。

为了更好的保障证照的使用安全,在系统层面,应该支持SSL证书,高权限用户应该限定终端登录,强密码、登录锁定等登录安全策略不可或缺,每一次的操作痕迹都应该记录下来,如有变更,老版本应作为历史版本保存,预览电子证照时,须加注带有用户名称和时间的屏幕水印,防止恶意扩散,借阅打印件时应该加注打印水印,限定证照的使用用途。

 

最后小编要自豪说句,有了以上科学化的分类、标准化的流程、数字化的统计、多重化的安全控制,还需要担心因空有制度、或管理和使用不规范导致的“那些”相关责任而忧伤吗?

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