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公司证照无故遗失被盗用,造成巨大损失怎么防?

2018-11-21

      昨天小编堵在阴雨天周五的路上,顶着心烦意乱,归心似箭的心情,与中国之声一起经历着“晚高峰”。刚好,谈到了几年前一位学生,遗失身份证,没有及时办理手续,导致被不法分子盗用身份证,并且成立了公司,因为经营问题,还上了工商的黑名单,被迫走了历经三年的漫漫维权之路,最后竟然被工商部门建议办理注销公司的解决方案,变相让受害者承认子虚乌有的行为,注销后,也意味着受害者需要承担该公司潜在的所有失信行为。


小编心里一惊,自己也丢过身份证,但是身份证是不能挂失的,只能补办,马上查了一下工商,得知没有被别人盗用才安心下来,无意中百度搜了一下,中招的人还真不少:

 

盗用贷款、成立公司等示例不胜枚举,真的让人不寒而栗。

小编突然想起一个朋友说起,他公司的证照虽然都是一个人管理,但是因为行业关系,证照数量众多找起来非常花时间,而且大多都是有有效期的,很多时候过期不得而知,经常要把证照展示给客户,闪闪亮的证照,拿来拿去都成抹布了,再加上业务人员外出投标借用证照频率很高不知去向的情况竟然都会出现,公司证照如果无故遗失,那造成的损失不是更大吗?

好奇心特强的小编搜索了一下:

 

证照管理不善而受害的公司也是多不胜数,甚至给企业带来了巨大的损失,那么,对企业这么重要的证照应该怎么管理呢,怎么利用证照才可以既安全又高效呢?

 

搜索平台快速定位企业证照

我们可以通过组合关键字组合搜索条件或者是二次搜索等方式,通过搜索平台,更快更精准地找到我们所需要的证照。但是,有一个需要非常注意的地方,就是要确定好权限的边界,搜索结果必须遵循设定好的权限

 

借阅与归还的可流程化处理,准确记录证照的利用情况

各个分支机构、下属公司或是部门,这么多的证照使用人员,证照的在库情况,借出了在谁手上,借阅归还的情况是怎样的,如果单单依靠人工管理,时间一长就不知去向。因此,企业应该按实际管理规定制定借阅、借用、复印证照的标准化流程

借用时,只需要把搜索出来的证照,像把商品添加到购物车中一样,勾选证照即可放入收纳盒,并对应发起证照借阅申请,满足借用人对纸质证照的借阅或借用、电子证照的临时借阅以及复印/打印件的借用需要。

 

 

在申请流程中,可以套用根据企业管理制度,自定义设计的表单以及流程模板,不同密级的证照还可以自动匹配不同的批准人或申请流程,申请人、借阅清单、归还日期、借阅用途等申请信息自动获取,并自动记录借出与归还的时间节点,管理人员可以通过图表形式,实时查看证照库存,以及证照利用情况,记录清晰,随时追溯。

 

方便组合的安全机制,能让企业证照得以安全的利用。

为了更好的保障证照的使用安全,在系统层面,应该支持SSL证书,高权限用户应该限定终端登录,强密码、登录锁定等登录安全策略不可或缺,每一次的操作痕迹都应该记录下来,如有变更,老版本应作为历史版本保存,预览电子证照时,须加注带有用户名称和时间的屏幕水印,防止恶意扩散,借阅打印件时应该加注打印水印,限定证照的使用用途。

 

有了灵活、系统的证照管理系统,同志们再也不用担心证照丢失或被盗用的问题了,小编也可以高枕无忧了。

 

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