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企业文档管理系统借阅流程全解读,你都get了吗?

2018-12-03

        文档是企业经营、发展痕迹的重要载体,是企业实力的体现,是帮助未来提升产品与服务质量、促进创新的主要借鉴材料。但是,因为历史原因,很多成果内容都以纸张为载体,借还不方便,查阅都要翻查很长时间,如果管理不善,经常会出现资质过期不得而知、查找困难、借还不知去向等尴尬情况,如何有效管理、正确维护好企业文档,定制一套符合管理需要的借还管理与利用机制,是规范化、标准化企业文档管理的关键,今天小编就为大家介绍一款知识管理系统的详细借阅流程,看看五百强企业的文档管理是怎么做的!

 

步骤一:

打开综合知识管理系统,通过在线搜索即可全站检索相关资料。

 

根据工作职能与授权在线搜索关键词,相关资料以列表的形式在下方呈现,有阅读权限的用户可在线预览每份文件的详细内容(可加注标注用户名、时间等内容的防扩散水印)。用户可多次搜索,批量勾选所需文件放进类似于购物车的文件收纳盒中,即可对应发起借用申请(借用申请可自定义配置表单与流程步骤,不同密级的文件亦可对应匹配不同的申请步骤)。

步骤二:

用户提交申请后即进入借阅流程,形成借阅申请单,选择了借用类型(电子版/纸质版/复印件)后,即可进入审批。

借用流程分为三种借用类型:

电子档文档:经审批后,用户即可根据权限,在借用申请的文件清单中在线查阅到了设置好的归还时间,系统即会自动提交,并且记录借用与归还信息,方便汇总与统计

 

原件或打印件:借用人可以根据流程步骤,通过经办人员,在线下取、阅,系统会在流程流转当中,自动记录文档借还痕迹

       借用流程除了实现规范化的借还手续之外,还会自动记录借还信息,全面把控文件的出入管理,对文件的借阅痕迹利用情况进行汇总与统计,可随时追溯与管控

        有了以上规范化、标准化的文档借阅和归还管理流程,借阅流程、借还信息一目了然,小编再也不用担心文档不知去向、管理分散等问题了。如果大家还有不理解的,欢迎在线咨询我们的官网小美眉哦。

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